Cum trimiți și cum primești o factură prin Peppol?

Cum funcționează Peppol, într-un minut

Peppol este o rețea deschisă, cu reguli comune, prin care programele de facturare și de contabilitate pot schimba în siguranță documente precum facturile. FOD Financiën / SPF Finances (ministerul belgian de finanțe) o compară cu o rețea de telefonie: odată conectat, poți ajunge la oricine e în rețea.

Nu te conectezi singur. De asta se ocupă un furnizor de servicii Peppol (numit și „access point”). De obicei, conexiunea e inclusă direct în programul tău de facturare. Drumul unei facturi arată așa: programul tău → furnizorul tău de servicii Peppol → furnizorul clientului → programul clientului.

ID-ul tău Peppol este numărul de întreprindere

În Belgia ești înregistrat în Peppol cel puțin cu numărul de întreprindere (ondernemingsnummer / numéro d'entreprise), precedat de codul 0208. Pentru o firmă cu numărul 0123.456.789, ID-ul este 0208:0123456789.

• Nu trebuie să le ceri clienților ID-ul Peppol: numărul lor de întreprindere e suficient.
• În Peppol Directory vezi dacă o firmă poate primi facturi Peppol. Dacă poate și să trimită, acolo nu apare.
• Înregistrarea în Peppol înseamnă că ești de acord să primești facturi electronice structurate.

Cum trimiți o factură prin Peppol, pas cu pas

1. Întocmește factura în programul Peppol, cu mențiunile obligatorii obișnuite.
2. Introdu numărul de întreprindere al clientului. Programul verifică dacă clientul poate fi găsit în Peppol și alege apoi automat Peppol („Peppol first”).
3. Pune anexele în aceeași factură, de exemplu un bon de lucru sau o fișă de pontaj. Juridic, anexele fac parte din factură și nu au voie să fie trimise separat pe email.
4. Trimite factura și urmărește-i starea. De obicei, o factură Peppol ajunge în câteva minute sau câteva ore. Dacă durează mai mult de o zi lucrătoare, contactează furnizorul programului.
5. Ai ceva de corectat? O notă de credit care se referă la o factură Peppol se trimite tot prin Peppol.

Cum primești o factură prin Peppol

Primirea e la fel de obligatorie ca trimiterea. Dacă ai un număr de TVA activ, trebuie să poți primi facturi Peppol de la furnizori, chiar dacă tu facturezi doar persoane fizice.

• Înregistrează-te ca destinatar prin programul tău și verifică în Peppol Directory că apari.
• Facturile primite ajung în program, nu în căsuța de email. Stabilește cu contabilul cum ajung ele la el.
• Păstrează factura structurată pe toată durata legală de păstrare și asigură-te că o poți arăta într-o formă lizibilă (de exemplu ca PDF sau într-un vizualizator).
• O factură e greșită sau nu ți-e destinată? O poți refuza prin Peppol cu un „Invoice Response” cu statusul „RE” (Rejected), dacă programul tău permite asta.

Cine anume trebuie să poată primi și dacă primirea poate fi gratuită afli din ghidul despre primirea gratuită a facturilor Peppol.

Ce faci dacă clientul nu e în Peppol?

Dacă clientul tău, o firmă belgiană înregistrată în scopuri de TVA, nu e încă în Peppol, ministerul spune că poți alege alt mod de trimitere. Pe cale electronică (de exemplu un PDF pe email) doar dacă clientul e de acord. Factura e valabilă juridic și tu ți-ai îndeplinit obligația; clientul e cel care riscă o amendă. Poți adăuga voluntar pe factură o frază prin care îl îndemni să se pună în regulă.

Când clientul poate fi găsit în Peppol, nu retrimiți facturile vechi prin Peppol.

Greșeli frecvente

• Te ocupi de trimitere și uiți de primire.
• Trimiți anexele separat pe email, în loc să le pui în factura Peppol.
• Crezi că un PDF pe email e „tot electronic”. Pentru B2B în Belgia nu e suficient.
• Accepți ca un client să te oblige să facturezi prin portalul lui. Nu poate face asta fără acordul tău explicit.