Dacă ai un număr de TVA belgian activ, din 1 ianuarie 2026 trebuie să poți primi facturi electronice structurate prin Peppol, chiar dacă facturezi doar persoane fizice sau folosești regimul de scutire de TVA. Nu te înregistrezi singur: se face printr-un program conectat la un furnizor de servicii Peppol certificat. Nu mai există o platformă gratuită a statului, pentru că Hermes nu mai funcționează de la sfârșitul lui 2025. Primirea poate totuși costa 0 euro dacă e inclusă în ceva ce ai deja, de exemplu programul de contabilitate sau contul bancar.
Ce înseamnă „să poți primi facturi Peppol”?
Firma ta e înregistrată în rețeaua Peppol cu numărul de întreprindere. Astfel, programul furnizorilor îți poate livra facturile direct, ca factură electronică structurată (format Peppol BIS). În Belgia, identificatorul tău Peppol este cel puțin numărul de întreprindere cu codul 0208, adică 0208: urmat de cele zece cifre.
- Nu te înregistrezi singur. Doar un furnizor de servicii Peppol certificat (un „access point”) te poate înregistra. În practică, se face printr-un program de facturare sau de contabilitate conectat la un astfel de furnizor.
- Înregistrarea înseamnă acord. Potrivit FOD Financiën / SPF Finances, înregistrarea arată că accepți să primești facturi electronice structurate, cel puțin în format Peppol BIS. Furnizorii care lucrează „Peppol first” îți trimit apoi automat facturile prin Peppol.
- Trebuie să poți citi și păstra factura. Programul îți arată factura într-o formă lizibilă, de exemplu ca PDF, iar tu păstrezi factura structurată.
Ca să vezi dacă poți fi găsit, folosește Peppol Directory: caută 0208: urmat de numărul tău de întreprindere. Căutarea arată doar cine poate primi, nu și cine poate trimite.
Cine trebuie să poată primi facturi Peppol?
| Situația ta | Trebuie să poți primi? |
|---|---|
| Înregistrat în scopuri de TVA, cu număr de TVA activ | Da |
| Regim de scutire de TVA (art. 56bis, cifră de afaceri de până la 25.000 de euro) | Da |
| Doar clienți persoane fizice, dar furnizori belgieni | Da |
| Regimul special pentru agricultori | Da, cel puțin primirea |
| Regim forfetar sau în faliment | Da: ești scutit doar de trimitere |
| Exclusiv operațiuni scutite prin art. 44 | Nu |
| Nestabilit în Belgia, fără sediu fix | Nu |
| Fără statut de TVA | Nu |
Activitatea principală sau complementară nu contează: criteriul e statutul tău de TVA. Detalii în ghidul despre Peppol cu activitate complementară și scutire de TVA. Ai dubii? Verifică în Banca-Carrefour a Întreprinderilor (KBO/BCE) dacă la „Qualités” apare „Assujettie à la TVA”.
Există o soluție gratuită de la stat?
Nu. Ministerul de finanțe a ales intenționat o abordare descentralizată, lăsată pe seama pieței, și nu oferă o aplicație centrală gratuită. Unul dintre motivele invocate: o platformă centrală a statului ar deveni un „punct unic de eșec” pentru un document atât de important ca factura.
Hermes, platforma gratuită a FOD BOSA pe care o recomandă încă articole mai vechi, nu mai este o opțiune. Oprirea ei până la 31 decembrie 2025 a fost confirmată în septembrie 2025, iar de la jumătatea lui decembrie 2025 nu mai poate fi folosită pentru schimbul de documente. Vechea adresă web a Hermes duce acum la un site fără nicio legătură cu statul: nu introduce nimic acolo.
Mercurius este platforma pentru facturile către instituțiile publice (B2G). Nu e o căsuță de primire pentru facturile dintre firme.
Opțiunile tale pentru a primi facturi Peppol
| Opțiune | Cât costă? | Atenție |
|---|---|---|
| Programul de facturare, contabilitate sau ERP pe care îl folosești deja | Adesea inclus în abonament | Întreabă dacă și primește prin Peppol, nu doar trimite |
| Un program de contabilitate sau un cont bancar care include Peppol | Potrivit ministerului, obligația legală poate costa atunci 0 euro | Stabilește cum vedeți facturile tu și contabilul |
| Un program Peppol separat | Accesibil, uneori gratuit | Verifică limitele, păstrarea și exportul |
| Direct un furnizor de servicii Peppol (access point) | Depinde de contract | Util mai ales dacă vrei să conectezi propriul program sau ERP |
Ministerul publică o listă cu peste 250 de soluții software pentru trimiterea, primirea și procesarea facturilor electronice, dar nu recomandă niciuna. Apariția pe listă nu e o certificare. Verifică la fiecare soluție dacă acoperă și trimiterea, și primirea.
La ce să fii atent la o opțiune gratuită
- Trimitere și primire. Dacă facturezi firme belgiene cu TVA (vezi tabelul de mai sus), ai nevoie de amândouă.
- Înregistrare pe numărul tău de întreprindere. Verifică apoi în Peppol Directory că poți fi găsit.
- Afișare lizibilă. Trebuie să poți citi fiecare factură primită, de exemplu ca PDF.
- Păstrare. Păstrezi facturile șapte ani, socotiți de la 1 ianuarie a anului de după emitere (uneori mai mult). Ministerul recomandă insistent să păstrezi fișierul XML original. Păstrarea în cloud e permisă; fă și o copie de siguranță.
- Export. Îți poți lua facturile (XML și PDF) cu tine dacă schimbi programul sau dacă o formulă gratuită se oprește?
- Refuz. Poți refuza o factură care nu îți e destinată, cu un răspuns Peppol (status „RE”)?
- Anexe. Anexele vin pe același canal (pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods); programul trebuie să le afișeze.
Cum procesezi concret o factură primită afli din ghidul nostru despre trimiterea și primirea facturilor, în neerlandeză sau franceză.
Ce riști dacă nu poți primi?
De la decretul regal din 8 iulie 2025 se aplică o amendă fixă dacă nu ai mijloacele tehnice pentru a emite și a primi facturi electronice structurate: 1.500 de euro prima dată, 3.000 de euro a doua oară și 5.000 de euro după aceea. O nouă abatere contează doar dacă e constatată la cel puțin trei luni după cea anterioară.
Dacă nu poți primi prin Peppol, furnizorul îți poate trimite factura în alt mod, dar tu ești cel care riscă o sancțiune. Pentru deducerea TVA ai nevoie, în principiu, de o factură electronică structurată; ministerul aplică principiul „substance over form”, dar asta nu elimină riscul de amendă. Perioada generală de toleranță din primele trei luni din 2026 s-a încheiat.
Întrebări frecvente
Mă pot înregistra singur și gratuit în Peppol?
Nu. Doar un furnizor de servicii Peppol certificat (access point) te poate înregistra, de obicei prin programul de facturare sau de contabilitate. Dacă e gratuit depinde de acel program.
Mai funcționează Hermes?
Nu. Hermes nu mai funcționează pentru schimbul de documente de la jumătatea lui decembrie 2025. Vechea lui adresă web duce la un site fără legătură cu statul.
Facturez doar persoane fizice. Trebuie totuși să pot primi?
Da, dacă ai un număr de TVA activ și cumperi de la furnizori belgieni înregistrați în scopuri de TVA. Facturile tale către persoane fizice nu intră sub obligație.
Îmi mai poate trimite furnizorul un PDF?
Un PDF e permis ca o copie în plus, dar factura electronică structurată este factura legală. Dacă nu poți primi prin Peppol, furnizorul poate alege alt mod, dar tu ești cel care riscă o sancțiune.
Trebuie să le dau furnizorilor identificatorul meu Peppol?
Nu e nevoie: în Belgia te găsesc după numărul de întreprindere. Le poți totuși spune că primești prin Peppol.
Cât timp păstrez facturile electronice primite?
Șapte ani, socotiți de la 1 ianuarie a anului de după emitere, uneori mai mult. Ministerul recomandă să păstrezi fișierul XML original.
Un program de facturare electronică plătit e deductibil?
Pentru perioadele impozabile 2024–2027 se aplică, în anumite condiții, o deducere majorată de 120% pentru abonamentele la programe de facturare electronică. Întreabă-ți contabilul dacă te încadrezi.
Surse oficiale
Toate informațiile din acest ghid provin din sursele de mai jos, verificate pe 01/11/2026. Autoritățile belgiene nu publică în română, așa că trimitem la versiunea în engleză sau franceză.
- FOD Financiën / SPF Finances – Pentru cine e obligatorie facturarea electronică? (în franceză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Întrebări generale despre Peppol (în engleză)
- FOD Financiën / SPF Finances – De ce am nevoie pentru facturarea electronică? (10/10/2024) (în franceză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Întrebări generale despre obligația B2B (în engleză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Lista de soluții e lungă: de unde încep? (23/05/2025) (în engleză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Soluții software pentru facturi electronice (în engleză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Întrebări specifice despre facturarea electronică (inclusiv amenzi) (în engleză)
- Decretul regal din 8 iulie 2025 (Monitorul Oficial belgian, 14/07/2025) (în franceză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Cum păstrez facturile primite electronic? (08/04/2026) (în engleză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Sfârșitul perioadei generale de toleranță (07/04/2026) (în franceză)
- FOD BOSA / SPF BOSA – Facturarea electronică (Peppol, Mercurius, Hermes) (în franceză)
- Belgian Peppol Service Providers Forum (prezidat de FOD BOSA) – procesul-verbal al ședinței din 30/09/2025: Hermes oprit până la 31/12/2025 (în engleză)
- FOD Financiën / SPF Finances – Stimulente fiscale pentru facturarea electronică (în franceză)
- Peppol Directory (cine poate primi facturi Peppol)
Acest ghid oferă informații generale, nu consultanță juridică sau fiscală. Dacă nu ești sigur de situația ta, întreabă-ți contabilul sau FOD Financiën / SPF Finances.
Mai multe ghiduri
- Peppol obligatoriu în BelgiaCine e vizat, amenzile și cei 5 pași
- Peppol cu activitate complementară sau scutire TVA?Activitate complementară, art. 56bis și art. 44, pe înțeles
Mai multe ghiduri în neerlandeză și franceză
Încă două ghiduri Peppol (trimiterea și primirea facturilor pas cu pas, și ce faci când un client îți cere factură Peppol) sunt disponibile în neerlandeză și franceză.
Peppol fără bătăi de cap, la un preț fix
Kwintio e în dezvoltare. Lasă-ne emailul: primii 30 de înscriși folosesc Kwintio gratuit 3 luni, iar toți cei de pe listă primesc −50% în primul an.
Intră pe lista de așteptare