Peppol e obligatoriu în Belgia: ce trebuie să facă independenții și firmele

Ce s-a schimbat pe 1 ianuarie 2026?

Facturile dintre două firme belgiene înregistrate în scopuri de TVA trebuie să fie acum o factură electronică structurată. Nu e vorba de un PDF, ci de un fișier de date care ajunge direct din programul de facturare al vânzătorului în cel al cumpărătorului. Implicit, factura circulă prin rețeaua Peppol, în formatul Peppol BIS (standardul european EN 16931).

• Regula se aplică oricărei facturi emise sau trimise după 1 ianuarie 2026, chiar dacă livrarea sau serviciul a avut loc mai devreme.
• Și notele de credit care se referă la o factură Peppol trec tot prin Peppol.
• Poți trimite în continuare și un PDF, dacă vrei, dar doar factura electronică structurată contează din punct de vedere legal.

Te privește obligația?

Regula FOD Financiën / SPF Finances (ministerul belgian de finanțe) e simplă: dacă ai un număr de TVA belgian activ, obligația se aplică și firmei tale. Nu contează dacă lucrezi ca persoană fizică independentă (echivalentul unui PFA din România: eenmanszaak / entreprise individuelle) sau printr-o societate (de exemplu BV/SRL), cu normă întreagă sau pe lângă un job. Nu contează nici cetățenia. Contează doar statutul tău de TVA în Belgia.

• Regimul de scutire de TVA (art. 56bis, cifră de afaceri de până la 25.000 de euro): în principiu intri și tu sub obligație. Ministerul de finanțe a repetat explicit acest lucru în aprilie 2026, corectând informațiile contrare din presă. Pentru că formularea oficială este „în principiu”, verifică situațiile-limită cu contabilul tău. Detalii în ghidul nostru pe această temă, în neerlandeză sau franceză.
• Ai doar clienți persoane fizice? Atunci facturile către ei nu trebuie trimise prin Peppol. Dar trebuie să poți primi facturi Peppol de la furnizorii tăi belgieni.
• Excepții: firmele care fac exclusiv operațiuni scutite prin articolul 44 din Codul TVA belgian, firmele străine fără sediu fix în Belgia și (doar pentru trimitere) firmele în faliment și contribuabilii în regimul forfetar.

Nu știi sigur dacă un client e înregistrat în scopuri de TVA? În Banca-Carrefour a Întreprinderilor (KBO/BCE), la o firmă înregistrată apare la „Qualités”: „Assujettie à la TVA” (în neerlandeză: „Onderworpen aan btw”).

Ce ai de făcut concret: 5 pași

1. Verifică-ți situația. Ai număr de TVA activ și clienți sau furnizori firme din Belgia? Atunci obligația te privește.
2. Alege un program de facturare conectat la Peppol. Ministerul de finanțe publică o listă cu peste 250 de soluții, dar rămâne neutru și nu recomandă niciuna. Asigură-te că programul poate și să trimită, și să primească facturi.
3. Înregistrează-te în Peppol. Nu o poți face singur, ci doar printr-un furnizor de servicii Peppol certificat. În practică, se ocupă programul tău de facturare. Adresa ta Peppol este numărul de întreprindere (ondernemingsnummer / numéro d'entreprise).
4. Verifică dacă poți fi găsit. Caută-te în Peppol Directory cu 0208: urmat de numărul tău de întreprindere.
5. Anunță-i pe cei implicați. Spune-i contabilului și, de acum înainte, trimite facturile către clienții belgieni cu TVA prin Peppol.

Cum funcționează pas cu pas trimiterea și primirea facturilor afli din ghidul nostru în neerlandeză sau franceză.

Ce amenzi riști?

Decretul regal din 8 iulie 2025 a introdus o amendă specifică pentru cei care nu au mijloacele tehnice necesare pentru a emite și a primi facturi electronice structurate:

A doua abatere (sau una ulterioară) contează doar dacă e constatată la cel puțin trei luni după abaterea anterioară sancționată. În plus, rămân valabile amenzile existente pentru facturi neemise, emise cu întârziere sau incorecte.

Și clientul tău are interes: ca să-și deducă TVA-ul, are nevoie în principiu de o factură corectă, iar pentru o tranzacție B2B care intră sub obligație, aceasta este factura electronică structurată.

Mai există o perioadă de toleranță?

Nu. Ministerul de finanțe a fost tolerant în primele trei luni din 2026, dar doar cu firmele care puteau dovedi că s-au pregătit la timp și în mod rezonabil. Această toleranță generală s-a încheiat pe 31 martie 2026. Pentru autofacturare (facturi întocmite de client, self-billing) a existat o toleranță separată până pe 30 iunie 2026; s-a încheiat și aceasta.

În cazuri excepționale, de exemplu la probleme tehnice, ministerul poate renunța la amendă după o analiză individuală. Asta nu se întâmplă automat: trebuie să-ți prezinți singur situația prin formularul de contact al ministerului.

Ce urmează: e-reporting din 2028

Deocamdată, datele din facturi nu se transmit statului. Acordul de guvernare federal 2025–2029 prevede însă e-reporting (raportarea aproape în timp real a datelor din facturi) din 2028, dar măsura trebuie mai întâi adoptată prin lege. Potrivit ministerului de finanțe, ar înlocui lista anuală a clienților. Cine lucrează deja cu facturi electronice structurate va fi cel mai bine pregătit.