Hoe verstuur en ontvang je een factuur via Peppol?

Hoe Peppol werkt, in één minuut

Peppol is een open netwerk met vaste afspraken, zodat boekhoud- en facturatiesystemen documenten zoals facturen veilig met elkaar kunnen uitwisselen. De FOD Financiën vergelijkt het met een telefoonnetwerk: wie aangesloten is, kan iedereen op het netwerk bereiken.

Je sluit je niet zelf aan. Dat doet een Peppol-dienstverlener (ook ‘access point’ genoemd). Meestal zit die aansluiting gewoon in je facturatiesoftware. De factuur reist zo: jouw software → jouw dienstverlener → de dienstverlener van je klant → de software van je klant.

Je Peppol-ID is je ondernemingsnummer

In België word je op Peppol minstens geregistreerd met je ondernemingsnummer, voorafgegaan door de code 0208. Voor een onderneming met nummer 0123.456.789 is dat dus 0208:0123456789.

• Je hoeft je klanten niet om hun Peppol-ID te vragen: hun ondernemingsnummer volstaat.
• In de Peppol Directory zie je of een onderneming Peppol-facturen kan ontvangen. Of ze ook kan versturen, toont de Directory niet.
• Wie geregistreerd is, geeft daarmee aan dat hij gestructureerde e-facturen wil ontvangen.

Een factuur versturen via Peppol: stap voor stap

1. Maak de factuur in je Peppol-software, met de gewone verplichte vermeldingen.
2. Vul het ondernemingsnummer van je klant in. De software zoekt op of je klant via Peppol bereikbaar is en kiest dan automatisch Peppol (‘Peppol first’).
3. Voeg bijlagen toe in dezelfde factuur, bijvoorbeeld een werkbon of timesheet. Bijlagen horen juridisch bij de factuur en mogen niet apart per e-mail.
4. Verstuur en volg de status. Meestal komt een Peppol-factuur binnen enkele minuten tot een paar uur aan. Duurt het langer dan één werkdag, contacteer dan je softwareleverancier.
5. Moet er iets gecorrigeerd worden? Een creditnota die naar een Peppol-factuur verwijst, verstuur je ook via Peppol.

Een factuur ontvangen via Peppol

Ontvangen is even verplicht als versturen. Ook als je alleen particulieren factureert, moet je Peppol-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.

• Registreer je als ontvanger via je software en controleer in de Peppol Directory of je zichtbaar bent.
• Inkomende facturen komen in je software binnen, niet meer in je mailbox. Spreek met je boekhouder af hoe ze bij hem terechtkomen.
• Bewaar de gestructureerde factuur gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn, en zorg dat je ze leesbaar kunt tonen (bijvoorbeeld als pdf of in een viewer).
• Klopt een factuur niet of is ze niet voor jou? Dan kun je ze via Peppol weigeren met een ‘Invoice Response’ met status ‘RE’ (rejected), als je software dat ondersteunt.

Wat als je klant niet op Peppol staat?

Staat je Belgische btw-plichtige klant nog niet op Peppol, dan mag je volgens de FOD een andere verzendwijze kiezen. Elektronisch (bijvoorbeeld een pdf per e-mail) kan alleen als je klant akkoord gaat. Die factuur is geldig en jij bent in orde; je klant loopt het risico op een boete. Je mag op je factuur vrijwillig een zin zetten die hem aanspoort om zich in regel te stellen.

Zodra je klant wel bereikbaar is, hoef je oude facturen niet opnieuw via Peppol te sturen.

Veelgemaakte fouten

• Alleen versturen regelen en het ontvangen vergeten.
• Bijlagen apart per e-mail sturen in plaats van in de Peppol-factuur.
• Denken dat een pdf in de mail ‘ook elektronisch’ is. Voor B2B binnen België volstaat dat niet.
• Je laten verplichten om via het portaal van een klant te factureren. Dat kan niet zonder je uitdrukkelijk akkoord.