Clientul îți cere o factură Peppol și nu ai un program: ce faci?

De ce ți-o cere clientul

Nu e un moft. Ca să-și deducă TVA-ul, clientul are nevoie în principiu de o factură corectă, iar pentru o tranzacție între două firme belgiene cu TVA aceasta este factura electronică structurată. Potrivit FOD Financiën / SPF Finances (ministerul belgian de finanțe), el poate, în principiu, să refuze factura unui furnizor care nu e pregătit. În plus, tu riști o amendă dacă nu ai mijloacele tehnice pentru a trimite și a primi facturi Peppol. Sumele le găsești în ghidul despre obligația Peppol.

Ce poți face chiar azi

1. Verifică dacă te privește. Ai un număr de TVA activ, iar clientul e o firmă belgiană înregistrată în scopuri de TVA? Atunci da, și dacă folosești regimul de scutire de TVA: vezi ghidul despre Peppol cu activitate complementară și scutire de TVA.
2. Alege un program. Verifică să poată trimite și primi, să gestioneze note de credit și anexe și să aibă un export pentru contabil. Întreabă-l și pe contabil dacă are o preferință.
3. Înregistrează-te în Peppol prin acel program și întreabă cât durează activarea. Adresa ta Peppol va fi 0208: urmat de numărul tău de întreprindere.
4. Refă factura în program și trimite-o prin Peppol la numărul de întreprindere al clientului.
5. Ai trimis deja un PDF? Stabilește cu clientul și cu contabilul cum îl corectați, ca aceeași factură să nu fie înregistrată de două ori.

Cum funcționează trimiterea, pas cu pas, afli din ghidul despre trimiterea și primirea facturilor Peppol.

Hermes nu mai e o opțiune

Multe articole mai vechi încă recomandă Hermes, platforma gratuită a FOD BOSA. De la jumătatea lui decembrie 2025, Hermes nu mai funcționează pentru schimbul de documente: nu mai poți trimite sau primi facturi prin el. Toate informațiile oficiale se găsesc acum pe site-ul FOD Financiën / SPF Finances.

Atenție: vechea adresă web a Hermes duce acum la un site care nu are nicio legătură cu statul. Nu da clic pe ea din articole vechi și, mai ales, nu introduce acolo niciun fel de date.

Există o soluție gratuită?

Statul nu mai oferă un program gratuit propriu și rămâne neutru: publică o listă cu peste 250 de soluții software, dar nu recomandă niciuna. Potrivit ministerului, minimul legal poate fi uneori „gratuit”, dacă e inclus în ceva ce plătești deja, de exemplu programul de contabilitate sau contul bancar.

Compară mai ales după ce îți trebuie de fapt:

• trimitere și primire (unele soluții fac doar una dintre ele);
• note de credit și anexe în factura Peppol;
• un preț potrivit cu numărul tău de facturi;
• un transfer simplu către contabil.

Bine de știut: persoanele fizice independente și societățile care îndeplinesc criteriile de dimensiune din Codul belgian al societăților pot deduce 120% din abonamentele la programe de facturare electronică, până în 2027 inclusiv. Despre primirea fără costuri afli mai multe din ghidul despre primirea gratuită a facturilor Peppol.

Mai poți trimite un PDF între timp?

Perioada generală de toleranță s-a încheiat pe 31/03/2026. Un PDF trimis unui client belgian înregistrat în scopuri de TVA nu îți mai îndeplinește deci, în principiu, obligația, iar clientul îl poate refuza. Dacă totuși acceptă PDF-ul, potrivit ministerului își păstrează dreptul de deducere, dar tu rămâi expus unei amenzi. Folosește un PDF cel mult ca soluție de urgență pentru câteva zile, cu acordul clientului, nu ca mod de lucru.

Și invers: furnizorul tău încă trimite PDF-uri

Dacă furnizorul nu e pregătit, îi poți refuza, în principiu, factura. Dacă o accepți, îți păstrezi dreptul de deducere pe baza PDF-ului sau a facturii pe hârtie, cu condiția să conveniți asupra unei alternative sigure. Cere-i totuși să se pună în regulă: el e cel care riscă o amendă.