Comment envoyer et recevoir une facture via Peppol ?

Peppol en une minute

Peppol est un réseau ouvert, avec des règles communes, qui permet aux logiciels de facturation et de comptabilité d'échanger des documents comme des factures en toute sécurité. Le SPF Finances le compare à un réseau téléphonique : une fois connecté, vous pouvez joindre tous les autres participants.

Vous ne vous connectez pas vous-même. C'est le rôle d'un prestataire de services Peppol (aussi appelé « access point »), généralement intégré à votre logiciel de facturation. Le trajet d'une facture : votre logiciel → votre prestataire → le prestataire de votre client → le logiciel de votre client.

Votre identifiant Peppol, c'est votre numéro d'entreprise

En Belgique, vous êtes enregistré sur Peppol au minimum avec votre numéro d'entreprise, précédé du code 0208. Pour l'entreprise 0123.456.789, cela donne 0208:0123456789.

• Inutile de demander leur identifiant Peppol à vos clients : leur numéro d'entreprise suffit.
• Le Peppol Directory montre si une entreprise peut recevoir des factures Peppol. Il n'indique pas si elle peut aussi en envoyer.
• Être enregistré vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées.

Envoyer une facture via Peppol, étape par étape

1. Créez la facture dans votre logiciel Peppol, avec les mentions obligatoires habituelles.
2. Indiquez le numéro d'entreprise du client. Le logiciel vérifie s'il est joignable via Peppol et choisit alors Peppol automatiquement (« Peppol first »).
3. Ajoutez les annexes dans la facture même, par exemple un bon de travail ou un relevé d'heures. Juridiquement, elles font partie de la facture : pas d'envoi séparé par e-mail.
4. Envoyez et suivez le statut. Une facture Peppol arrive généralement en quelques minutes à quelques heures. Au-delà d'un jour ouvrable, contactez votre fournisseur de logiciel.
5. Une correction ? La note de crédit qui se rapporte à une facture Peppol s'envoie aussi via Peppol.

Recevoir une facture via Peppol

Recevoir est aussi obligatoire qu'envoyer. Même si vous ne facturez que des particuliers, vous devez pouvoir recevoir les factures Peppol de vos fournisseurs.

• Enregistrez-vous comme destinataire via votre logiciel et vérifiez dans le Peppol Directory que vous êtes visible.
• Les factures entrantes arrivent dans votre logiciel, plus dans votre boîte mail. Convenez avec votre comptable de la façon dont elles lui parviennent.
• Conservez la facture structurée pendant tout le délai légal de conservation, et veillez à pouvoir la présenter sous une forme lisible (PDF ou visionneuse).
• Facture erronée ou qui ne vous est pas destinée ? Vous pouvez la refuser via Peppol avec une « Invoice Response » au statut « RE » (rejected), si votre logiciel le permet.

Et si votre client n'est pas sur Peppol ?

Si votre client assujetti belge n'est pas encore sur Peppol, le SPF vous autorise à choisir un autre mode de transmission. Par voie électronique (un PDF par e-mail, par exemple), seulement avec son accord. Cette facture est valable et vous êtes en règle ; c'est votre client qui risque une amende. Vous pouvez ajouter sur la facture une phrase l'invitant à se mettre en ordre.

Une fois votre client joignable, vous ne devez pas renvoyer les anciennes factures via Peppol.

Les erreurs fréquentes

• Régler l'envoi et oublier la réception.
• Envoyer les annexes à part, par e-mail, au lieu de les intégrer à la facture Peppol.
• Croire qu'un PDF envoyé par mail est « électronique » : pour le B2B en Belgique, cela ne suffit pas.
• Accepter de facturer via le portail d'un client par obligation : il ne peut pas vous l'imposer sans votre accord explicite.