Peppol-facturen ontvangen: wat het betekent en of het gratis kan

Wat betekent ‘Peppol-facturen kunnen ontvangen’?

Je onderneming staat op het Peppol-netwerk geregistreerd met je ondernemingsnummer. Daardoor kan de software van je leveranciers hun facturen als gestructureerde e-factuur (formaat Peppol BIS) rechtstreeks bij jou afleveren. In België is je Peppol-ID minstens je ondernemingsnummer met de code 0208, dus 0208: gevolgd door je tien cijfers.

• Je registreert je niet zelf. Alleen een erkende Peppol-dienstverlener (een ‘access point’) kan je registreren. In de praktijk loopt dat via facturatie- of boekhoudsoftware die op zo’n dienstverlener is aangesloten.
• Registratie geldt als akkoord. Volgens de FOD Financiën betekent je registratie dat je akkoord gaat om gestructureerde e-facturen te ontvangen, minstens in Peppol BIS. Leveranciers die ‘Peppol first’ werken, sturen je factuur dan automatisch via Peppol.
• Je moet de factuur kunnen lezen en bewaren. Je software toont de e-factuur leesbaar, bijvoorbeeld als pdf-weergave, en jij bewaart de gestructureerde factuur.

Of je al bereikbaar bent, zie je in de Peppol Directory: zoek op 0208: gevolgd door je ondernemingsnummer. Die zoekfunctie toont alleen wie kan ontvangen, niet wie kan versturen.

Wie moet Peppol-facturen kunnen ontvangen?

Hoofd- of bijberoep speelt geen rol: het criterium is je btw-status. Meer daarover in de gids over Peppol in bijberoep en de vrijstellingsregeling. Twijfel je, kijk dan in de KBO of bij ‘Hoedanigheden’ ‘Onderworpen aan btw’ staat.

Is er een gratis oplossing van de overheid?

Nee. De FOD Financiën koos bewust voor een decentrale, marktgedreven aanpak en biedt zelf geen centrale gratis toepassing aan. Een van de redenen die de FOD geeft: een centraal overheidsplatform zou een ‘single point of failure’ worden voor een bedrijfskritisch document als de factuur.

Hermes, het gratis platform van de FOD BOSA dat oudere artikels nog aanraden, is geen optie meer. De uitfasering tegen 31 december 2025 werd in september 2025 bevestigd, en sinds midden december 2025 kun je er geen documenten meer mee uitwisselen. Het oude webadres van Hermes leidt nu naar een site die niets met de overheid te maken heeft: vul daar niets in.

Mercurius is het platform voor facturen aan overheidsdiensten (B2G). Het is geen inbox voor facturen tussen ondernemingen.

Je opties om Peppol-facturen te ontvangen

De FOD publiceert een lijst met meer dan 250 softwaretoepassingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen, maar beveelt er geen enkele aan. Een vermelding is geen certificering. Controleer per toepassing of ze zowel versturen als ontvangen dekt.

Waar let je op bij een gratis optie?

• Versturen én ontvangen. Factureer je aan Belgische btw-plichtigen (zie de tabel hierboven), dan heb je beide nodig.
• Registratie op jouw ondernemingsnummer. Controleer achteraf in de Peppol Directory of je vindbaar bent.
• Leesbare weergave. Je moet elke ontvangen factuur kunnen lezen, bijvoorbeeld als pdf-weergave.
• Bewaring. Je bewaart facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (soms langer). De FOD raadt sterk aan het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren. Bewaren in de cloud mag; zorg voor een back-up.
• Export. Kun je je facturen (XML en pdf) meenemen als je overstapt of als een gratis formule stopt?
• Weigeren. Kun je een factuur die niet voor jou bestemd is weigeren met een Peppol-antwoord (status ‘RE’)?
• Bijlagen. Bijlagen komen mee via hetzelfde kanaal (pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods); je tool moet ze tonen.

Hoe je een ontvangen factuur concreet verwerkt, lees je in de gids over Peppol-facturen versturen en ontvangen.

Wat riskeer je als je niet kunt ontvangen?

Sinds het koninklijk besluit van 8 juli 2025 geldt een vaste boete als je niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen: 1.500 euro de eerste keer, 3.000 euro de tweede keer en 5.000 euro daarna. Een volgende overtreding telt pas als ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld.

Kun jij niet via Peppol ontvangen, dan mag je leverancier je factuur op een andere manier bezorgen, maar dan loop jij het risico op een sanctie. Voor je btw-aftrek heb je in principe een gestructureerde e-factuur nodig; de FOD past ‘substance over form’ toe, maar dat neemt het risico op een boete niet weg. De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij.