Peppol verplicht: wat moet je als zelfstandige of onderneming doen?

Wat is er veranderd op 1 januari 2026?

Facturen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten sinds 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur zijn. Dat is geen pdf, maar een gegevensbestand dat rechtstreeks van de software van de verkoper naar die van de koper gaat. Standaard gebeurt dat via het Peppol-netwerk, in het formaat Peppol BIS (Europese norm EN 16931).

• Het gaat om elke factuur die je opmaakt of verstuurt vanaf 1 januari 2026, ook als de levering of dienst eerder plaatsvond.
• Ook creditnota's die naar een Peppol-factuur verwijzen, gaan via Peppol.
• Een pdf mag je er vrijwillig bij sturen, maar de gestructureerde e-factuur is de enige factuur die wettelijk telt.

Val jij onder de verplichting?

De vuistregel van de FOD Financiën is eenvoudig: heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor jou. Het maakt niet uit of je eenmanszaak of vennootschap bent, en ook niet of je in hoofd- of in bijberoep werkt.

• Btw-vrijstellingsregeling (art. 56bis, omzet tot 25.000 euro): je valt in principe ook onder de verplichting. De FOD herhaalde dat in april 2026 nog eens uitdrukkelijk. Meer daarover in de gids over Peppol in bijberoep en de vrijstellingsregeling.
• Alleen particuliere klanten? Dan moet je die facturen niet via Peppol sturen. Maar je moet wel Peppol-facturen van je Belgische leveranciers kunnen ontvangen.
• Uitzonderingen: wie uitsluitend handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek, buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, en (alleen voor het versturen) gefailleerde ondernemingen en forfaitaire btw-plichtigen.

Twijfel je of je klant btw-plichtig is? In de Kruispuntbank van Ondernemingen staat bij een btw-plichtige onderneming onder ‘Hoedanigheden’: ‘Onderworpen aan btw’.

Wat moet je concreet doen? 5 stappen

1. Controleer je situatie. Actief btw-nummer en Belgische zakelijke klanten of leveranciers? Dan moet je mee.
2. Kies software die op Peppol is aangesloten. De FOD Financiën publiceert een lijst met meer dan 250 toepassingen, maar blijft neutraal en geeft geen advies. Let erop dat de software zowel versturen als ontvangen kan.
3. Laat je registreren op Peppol. Dat kan niet rechtstreeks, alleen via een erkende Peppol-dienstverlener. In de praktijk doet je facturatiesoftware dat voor jou. Je Peppol-adres is je ondernemingsnummer.
4. Controleer of je vindbaar bent. Zoek jezelf op in de Peppol Directory met 0208: gevolgd door je ondernemingsnummer.
5. Laat het weten. Zeg het aan je boekhouder, en verstuur vanaf nu je facturen aan Belgische btw-plichtige klanten via Peppol.

Hoe versturen en ontvangen in de praktijk werkt, lees je in de gids over Peppol-facturen versturen en ontvangen.

Welke boetes riskeer je?

Met het koninklijk besluit van 8 juli 2025 kwam er een specifieke boete voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen te versturen en te ontvangen:

Een tweede of volgende overtreding telt pas als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld. Daarnaast blijven de bestaande boetes gelden voor facturen die niet, te laat of foutief worden uitgereikt.

Ook je klant heeft er belang bij: om zijn btw af te trekken heeft hij in principe een correcte factuur nodig, en voor een B2B-handeling binnen de verplichting is dat een gestructureerde e-factuur.

Is er nog een tolerantieperiode?

Nee. De FOD Financiën was tolerant in de eerste drie maanden van 2026, maar alleen voor ondernemingen die konden aantonen dat ze zich tijdig en redelijk hadden voorbereid. Die algemene tolerantie is afgelopen op 31 maart 2026. Voor self-billing (facturatie door de klant) liep een aparte tolerantie tot 30 juni 2026; ook die is voorbij.

In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij technische problemen, kan de FOD na een individuele analyse nog afzien van een boete. Dat gebeurt niet automatisch: je moet je dossier zelf voorleggen via het contactformulier van de FOD.

Wat komt er nog: e-reporting vanaf 2028

Vandaag gaan er nog geen factuurgegevens naar de overheid. Het federaal regeerakkoord 2025–2029 plant wel e-reporting (bijna realtime rapportering van factuurgegevens) vanaf 2028, maar dat moet nog in een wet worden gegoten. Volgens de FOD zou het de jaarlijkse klantenlisting vervangen. Wie nu al met gestructureerde e-facturen werkt, staat daar het best voor klaar.