Je klant vraagt een Peppol-factuur en je hebt geen tool: wat nu?

Waarom je klant erom vraagt

Voor je klant is het geen gril. Om zijn btw af te trekken heeft hij in principe een correcte factuur nodig, en voor een handeling tussen twee Belgische btw-plichtigen is dat een gestructureerde e-factuur. Volgens de FOD mag hij een factuur van een leverancier die niet klaar is in principe weigeren. Bovendien riskeer jij een boete als je niet over de technische middelen beschikt om Peppol-facturen te versturen en te ontvangen.

Wat je vandaag nog doet

1. Check of het voor jou geldt. Heb je een actief btw-nummer en is je klant een Belgische btw-plichtige? Dan wel. Ook met de btw-vrijstellingsregeling, zie de gids over Peppol in bijberoep en de vrijstellingsregeling.
2. Kies een tool. Controleer of ze kan versturen én ontvangen, creditnota's en bijlagen aankan, en een export voor je boekhouder heeft. Vraag ook aan je boekhouder of hij een voorkeur heeft.
3. Laat je registreren op Peppol via die tool en vraag hoe lang de activering duurt. Je Peppol-adres wordt 0208: + je ondernemingsnummer.
4. Maak de factuur opnieuw op in de tool en verstuur ze via Peppol naar het ondernemingsnummer van je klant.
5. Had je al een pdf gestuurd? Spreek met je klant en je boekhouder af hoe je die rechtzet, zodat dezelfde factuur niet twee keer geboekt wordt.

Hermes is geen optie meer

Veel oudere artikels raden nog Hermes aan, het gratis platform van de FOD BOSA. Hermes is sinds midden december 2025 buiten gebruik voor het uitwisselen van documenten. Je kunt er geen facturen meer mee versturen of ontvangen. Alle officiële informatie staat nu op de site van de FOD Financiën.

Let op: het oude webadres van Hermes leidt intussen naar een site die niets met de overheid te maken heeft. Klik er dus niet op vanuit oude artikels en geef er zeker geen gegevens in.

Bestaat er een gratis oplossing?

De overheid biedt zelf geen gratis tool meer aan en blijft neutraal: ze publiceert een lijst met meer dan 250 softwaretoepassingen, maar beveelt er geen aan. Volgens de FOD kan het wettelijke minimum soms ‘gratis’ zijn, als onderdeel van iets anders dat je al betaalt, zoals je boekhouding of je bankrekening.

Vergelijk vooral op wat je echt nodig hebt:

• versturen en ontvangen (sommige oplossingen doen alleen het ene);
• creditnota's en bijlagen in de Peppol-factuur;
• een prijs die past bij je aantal facturen;
• een vlotte overdracht naar je boekhouder.

Goed om te weten: eenmanszaken en vennootschappen die fiscaal als klein gelden, mogen abonnementen voor e-facturatiesoftware tot en met 2027 voor 120% aftrekken.

Mag je intussen nog een pdf sturen?

De algemene tolerantieperiode is op 31 maart 2026 afgelopen. Een pdf aan een Belgische btw-plichtige klant voldoet dus in principe niet meer aan je verplichting, en je klant mag hem weigeren. Aanvaardt hij de pdf toch, dan behoudt hij volgens de FOD zijn recht op aftrek, maar jij blijft het risico op een boete lopen. Gebruik een pdf dus hooguit als noodoplossing van een paar dagen, met het akkoord van je klant, en niet als werkwijze.

En omgekeerd: je leverancier stuurt nog pdf's

Is je leverancier niet klaar, dan mag je zijn factuur in principe weigeren. Doe je dat niet, dan behoud je je recht op aftrek op basis van de pdf of papieren factuur, op voorwaarde dat jullie een veilig alternatief afspreken. Vraag hem wel om zich in regel te stellen: hij riskeert een boete.