Termeni de utilizare

Kwintio este un serviciu online de facturare și Peppol al lui Andrei Boacă, persoană fizică ce exploatează o întreprindere individuală (eenmanszaak) sub denumirea Dreilex („Dreilex”, „noi”).

• Număr de întreprindere (KBO): 0800.801.118 · cod de TVA: BE0800.801.118
• Adresa unității de exploatare: Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gent, Belgia
• E-mail: [email protected] · telefon: 0472 72 25 46 · site: kwintio.be

Dreilex aplică regimul special de scutire pentru întreprinderile mici (articolul 56bis din Codul belgian al TVA): la prețurile noastre nu se adaugă TVA.

• Kwintio este destinat exclusiv întreprinderilor în sensul articolului I.1, 1° din Codul belgian de drept economic, cu număr de întreprindere belgian: societăți, asociații, persoane care desfășoară activitate independentă și profesii liberale, care folosesc Kwintio pentru activitatea lor profesională („tu”).
• Kwintio nu este destinat consumatorilor (persoane care acționează în scop privat). La crearea unei firme cerem un număr de întreprindere valid. Prin crearea unui cont confirmi că acționezi în scop profesional și că poți angaja firma pe care o înregistrezi.
• Acești termeni sunt un contract între întreprinderi (B2B). Regulile privind contractele cu consumatorii (inclusiv dreptul de retragere) nu se aplică.

• Limbi: contractul se poate încheia în neerlandeză, franceză, engleză și română. În caz de diferențe, prevalează versiunea neerlandeză.
• Pași: (1) îți creezi un cont și confirmi adresa de e-mail; (2) accepți acești termeni și Acordul de prelucrare a datelor prin bifarea căsuței; (3) creezi firma cu numărul de întreprindere – începe perioada de probă; (4) ulterior alegi un abonament și plătești pe pagina de plată Stripe.
• Erori de introducere: înainte de fiecare confirmare îți poți verifica și corecta datele; datele firmei le poți modifica oricând în Setări.
• Arhivare: păstrăm versiunea termenilor pe care ai acceptat-o și data acceptării. Versiunea actuală este mereu disponibilă la kwintio.be/terms și poate fi salvată sau tipărită; versiunile anterioare le trimitem la cerere.
• Primești o confirmare a înregistrării prin e-mail și o factură pentru fiecare plată.

• Îți păstrezi datele de autentificare secrete și răspunzi de ce se întâmplă cu contul tău. Semnalează imediat orice abuz la [email protected].
• Utilizatori nelimitați: proprietarul unei firme în Kwintio poate invita colegi și le stabilește rolul. Contabilul tău are acces gratuit (rolul „contabil”, doar citire). Răspunzi de persoanele pe care le inviți și de retragerea accesului lor.
• Putem suspenda temporar accesul la un cont sau la o funcție dacă este necesar din cauza unei fraude, a unui abuz, a unui risc grav de securitate sau a unei încălcări grave a acestor termeni. Suspendarea se limitează la ce este necesar. Te anunțăm în prealabil sau – dacă securitatea nu permite – imediat după, cu motivul.

• Cu Kwintio creezi, trimiți, primești, arhivezi și exporți facturi și note de credit (și oferte), inclusiv prin rețeaua Peppol.
• Trimiterea și primirea Peppol trec printr-un furnizor certificat de punct de acces Peppol care lucrează pentru noi (vezi Politica de confidențialitate). Trimitem documentele în formatul Peppol BIS Billing (UBL) și afișăm statusul de livrare pe care îl primim. Nu răspundem pentru punctul de acces al destinatarului, pentru un destinatar neînregistrat în Peppol sau pentru întreruperi ale rețelei Peppol în afara controlului nostru.
• Kwintio este un instrument. Tu rămâi responsabil pentru conținutul documentelor (sume, cote și mențiuni de TVA, limba facturii, datele clienților), pentru alegerea de a factura sau nu prin Peppol și pentru obligațiile contabile și fiscale, inclusiv păstrarea facturilor. Kwintio nu oferă consultanță contabilă, fiscală sau juridică.
• Putem adapta și îmbunătăți Kwintio pentru un motiv întemeiat (evoluție tehnică, securitate, legislație nouă, reguli Peppol, îmbunătățirea serviciului), cu condiția ca serviciul esențial – crearea, trimiterea și primirea facturilor și notelor de credit prin Peppol, consultarea și exportul lor – să rămână disponibil. O modificare care reduce semnificativ serviciul pentru tine este anunțată cu cel puțin 30 de zile înainte; poți atunci rezilia cu rambursare ca la articolul 9.
• Depunem eforturi rezonabile ca Kwintio să fie disponibil, dar nu garantăm un serviciu neîntrerupt. Mentenanța planificată o anunțăm în avans când este posibil.

Fiecare firmă (identificată prin numărul de întreprindere) primește o singură dată o perioadă de probă gratuită de 14 zile. Nu sunt necesare date de plată, iar perioada de probă nu se transformă niciodată automat într-un abonament plătit. După perioada de probă, Kwintio rămâne accesibil doar în citire: poți vedea și exporta tot, dar nu poți crea sau trimite documente noi până nu alegi un abonament.

• Abonament per firmă: 7,90 € pe lună sau 79 € pe an. Fiecare firmă suplimentară a aceluiași proprietar: 3,95 € pe lună sau 39,50 € pe an. Incluse: facturi nelimitate, utilizatori nelimitați și acces gratuit pentru contabil.
• Peppol: per firmă sunt incluse 50 de documente Peppol trimise pe lună calendaristică; fiecare document trimis suplimentar costă 0,15 €. Documentele Peppol primite nu se numără. Documentele suplimentare se facturează lunar, și la planul anual.
• Toate prețurile sunt prețuri finale: cât timp Dreilex aplică regimul de scutire, nu se adaugă TVA.
• Oferta pentru lista de așteptare (doar pentru cei înscriși pe lista de așteptare înainte de lansare, cu adresa de e-mail confirmată): primii 30 înscriși primesc 3 luni gratuite, apoi 50 % reducere timp de 12 luni plătite; ceilalți înscriși primesc 50 % reducere timp de 12 luni. Reducerea se aplică doar prețului abonamentului (nu documentelor Peppol suplimentare, facturate mereu la tariful normal), o singură dată per număr de întreprindere, și nu se cumulează cu altă promoție. Rangul pe lista de așteptare este ordinea înscrierii.
• Plata se face prin procesatorul nostru de plăți Stripe (card, Bancontact, debit direct SEPA). Abonamentul se plătește în avans pentru fiecare perioadă; documentele Peppol suplimentare se facturează după sfârșitul lunii, cu aceeași metodă de plată. Dreilex emite ea însăși o factură pentru fiecare plată, prin Peppol sau, dacă firma ta nu poate fi contactată prin Peppol, pe altă cale electronică.
• Plată eșuată: primești un e-mail și ai 7 zile să actualizezi metoda de plată. După aceea, contul trece în doar citire (consultarea și exportul rămân posibile) până la regularizarea plății. În caz de întârziere la plată se datorează dobânzile și despăgubirea forfetară prevăzute de legea belgiană din 2 august 2002 privind combaterea întârzierilor de plată în tranzacțiile comerciale.
• Modificarea prețurilor: putem modifica prețurile pentru un motiv întemeiat (de ex. costuri crescute ale furnizorilor noștri sau ale Peppol, inflație, obligații legale noi, funcții noi), cu o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile prin e-mail. Noul preț se aplică doar de la următoarea reînnoire – niciodată într-o perioadă deja plătită – iar o reducere în curs pentru lista de așteptare continuă până la final. Dacă nu ești de acord, poți rezilia gratuit înainte de acea dată.
• TVA: dacă Dreilex trebuie să aplice TVA (de ex. pentru că se depășește plafonul de cifră de afaceri al regimului de scutire), TVA-ul legal se adaugă la prețuri de la data la care devine exigibil. Te anunțăm cât mai repede; poți atunci rezilia și primești rambursarea proporțională a părții plătite și neutilizate din perioadă.

• Abonamentul este lunar sau anual și se reînnoiește automat pe aceeași durată, dacă nu reziliezi.
• Poți rezilia oricând, fără preaviz și fără costuri, din Setări › Abonament (sau prin e-mail la [email protected]). Rezilierea produce efecte la sfârșitul perioadei plătite în curs; până atunci totul funcționează. O perioadă începută nu se rambursează, cu excepția cazurilor de la articolul 9.
• Poți trece oricând între planul lunar și cel anual, conform aplicației (în timpul unei reduceri pentru lista de așteptare acest lucru poate fi limitat; aplicația îți arată).

• Putem rezilia contractul cu un preaviz de 30 de zile prin e-mail, pentru un motiv întemeiat. Rambursăm atunci proporțional partea plătită și neutilizată din perioadă.
• Putem rezilia contractul imediat în caz de încălcare gravă neremediată într-un termen rezonabil după punerea în întârziere (de ex. fraudă, utilizare ilegală, neplată după perioada de grație de la articolul 7).
• Încetarea Kwintio: dacă Dreilex oprește Kwintio, te anunțăm cu cel puțin 3 luni înainte, poți exporta toate datele, iar partea plătită și neutilizată o rambursăm proporțional.
• Primești de asemenea rambursare proporțională dacă reziliezi din cauza unei modificări de preț sau de termeni (articolele 7 și 13), a unei reduceri semnificative a serviciului (articolul 5), a unui subcontractant nou la care te opui în mod întemeiat (Acordul de prelucrare a datelor) sau a unui caz de forță majoră prelungit (articolul 12).
• Cesiune: putem ceda acest contract unei societăți înființate sau controlate de Andrei Boacă ori unui cumpărător al activității Kwintio, cu condiția ca serviciul să continue în aceleași condiții. Îți exprimi de acum acordul. Te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte; dacă nu ești de acord, poți rezilia cu rambursare proporțională.

• Datele tale rămân ale tale. Schimbarea furnizorului sau luarea datelor cu tine este gratuită.
• Export din aplicație (self-service, gratuit, de câte ori vrei) – Setări › Datele tale: (a) un fișier ZIP cu toate facturile și notele de credit emise (PDF și, pentru clienții-întreprinderi, UBL-XML conform Peppol BIS Billing 3.0), fișierele UBL așa cum au fost trimise prin Peppol, ofertele (PDF), documentele primite prin Peppol (UBL-XML original), documentele importate, liste CSV (documente, clienți, produse) și toate datele într-un fișier JSON structurat (firmă, utilizatori și roluri, clienți, produse, documente, plăți, abonament); (b) acel fișier JSON separat; (c) pentru fiecare document, fișierul PDF și UBL. Exportul poate fi limitat la un an. Nu sunt în export: hash-urile parolelor, sesiunile și tokenurile de securitate (linkuri de verificare și de invitație) și jurnalele tehnice – date despre securitatea și funcționarea internă a Kwintio.
• Schimbarea furnizorului: poți cere oricând să treci la alt furnizor sau să îți transferi datele. Nu există preaviz. Într-o perioadă de tranziție de maximum 30 de zile serviciul continuă să funcționeze, te ajutăm în mod rezonabil pe tine și pe cine desemnezi și menținem securitatea datelor. După aceea îți mai poți recupera datele cel puțin 30 de zile – în practică contul rămâne accesibil doar în citire cât timp datele sunt păstrate (vezi mai jos).
• După încetare (reziliere, sfârșitul perioadei de probă, neplată sau închiderea contului), contul rămâne accesibil doar în citire: poți vedea și exporta totul ca mai sus, dar nu poți crea sau trimite nimic nou. Închiderea contului o face proprietarul în Setări › Închide contul (sau prin e-mail), după rezilierea unui abonament în curs. El alege: (i) păstrează facturile (implicit) – la 90 de zile după închidere ștergem toate datele, cu excepția facturilor și notelor de credit emise, primite și importate, pe care le păstrăm doar în citire în numele tău până la sfârșitul termenului legal de păstrare (vezi Acordul de prelucrare a datelor) și apoi le ștergem; sau (ii) șterge tot – la 90 de zile după închidere ștergem toate datele. În aceste 90 de zile poți exporta totul și poți anula închiderea. Propriile noastre facturi către tine le păstrăm pe durata termenului legal (vezi Politica de confidențialitate).
• Pentru datele cu caracter personal ale clienților și contactelor tale acționăm ca persoană împuternicită în numele tău; Acordul de prelucrare a datelor (anexă) face parte din acest contract. Pentru datele tale de cont și abonament suntem operator; vezi Politica de confidențialitate.

Nu folosești Kwintio în scopuri ilegale, pentru facturi false sau frauduloase, spam prin Peppol, încercări de a ocoli securitatea sau acces automatizat masiv care afectează serviciul.

• Răspundem nelimitat pentru prejudiciile cauzate prin intenția, frauda sau culpa noastră gravă (ori a persoanelor pentru care răspundem) și pentru atingerile aduse vieții sau integrității fizice a unei persoane.
• În toate celelalte cazuri, răspunderea noastră este limitată la prejudiciul direct și la sumele pe care ni le-ai plătit în cele 12 luni dinaintea evenimentului care a cauzat prejudiciul. Nu răspundem pentru prejudicii indirecte, precum beneficiul nerealizat, pierderea cifrei de afaceri sau amenzi și dobânzi rezultate din conținutul documentelor tale. Dacă pierdem date din vina noastră, le restaurăm gratuit din ultima copie de rezervă.
• Nu răspundem pentru erorile din datele introduse de tine, pentru deciziile administrației fiscale sau pentru defecțiuni ale terților în afara controlului nostru (rețeaua Peppol, punctele de acces ale destinatarilor, rețelele de plată, telecomunicații).
• Forță majoră (articolul 5.226 din Codul civil belgian): partea care, din cauza unui eveniment imprevizibil și inevitabil independent de voința sa (de ex. o întrerupere pe scară largă a internetului sau a unui furnizor de găzduire, un atac cibernetic în ciuda măsurilor adecvate, o măsură a autorităților), nu își poate executa temporar obligațiile anunță cealaltă parte cât mai repede; obligația este atunci suspendată. Dacă forța majoră durează peste 30 de zile, oricare parte poate rezilia contractul, cu rambursare proporțională.

Putem modifica acești termeni pentru un motiv întemeiat (legislație sau jurisprudență nouă, funcție nouă, securitate, reguli Peppol). Te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte prin e-mail și în aplicație, cu textul modificat. Modificările esențiale trebuie acceptate în aplicație; dacă nu ești de acord, poți rezilia gratuit înainte de intrarea lor în vigoare, cu rambursare proporțională. Modificările exclusiv în favoarea ta sau impuse imediat de lege pot intra în vigoare mai devreme.

Se aplică legea belgiană. Încercăm mai întâi să rezolvăm orice litigiu pe cale amiabilă prin [email protected]. Dacă nu reușim în 30 de zile, sunt exclusiv competente instanțele din Gent (pentru litigiile între întreprinderi: tribunalul întreprinderilor din Gent, divizia Gent).

[email protected] · Andrei Boacă – Dreilex, Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gent, Belgia · KBO 0800.801.118 · TVA BE0800.801.118

Anexă: Acordul de prelucrare a datelor, versiunea 2026-11-01.

În caz de diferențe între versiunile lingvistice, prevalează versiunea neerlandeză.