01Operator
Andrei Boacă, întreprindere individuală cu denumirea Dreilex, KBO 0800.801.118, Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gent, Belgia („Dreilex”, „noi”), este operatorul prelucrărilor descrise în această politică. Contact pentru întrebări privind datele personale: [email protected]. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (nu este obligatoriu pentru prelucrările noastre).
Pentru datele clienților și contactelor tale pe care le introduci în Kwintio (de ex. pe o factură), tu ești operatorul, iar Dreilex este persoana ta împuternicită; acest lucru este reglementat de Acordul de prelucrare a datelor (anexă la Termenii de utilizare).
02Ce date, de ce și pe ce temei
| Date | Scop | Temei juridic (RGPD art. 6) |
|---|---|---|
| Cont: adresă de e-mail, nume (opțional), limbă, parolă (doar hash), confirmarea adresei de e-mail, versiunea acceptată a termenilor și data | Crearea și securizarea contului, furnizarea serviciului, dovada acceptării | Contract (6.1.b) |
| Datele firmei: denumire, număr de întreprindere/TVA, adresă, IBAN, logo, identificator Peppol, utilizatori și roluri | Furnizarea serviciului, înregistrarea Peppol | Contract (6.1.b) |
| Abonament și plăți: plan, status, identificatori Stripe de client și abonament, statusul plății, facturile noastre către tine | Facturare, contabilitate, TVA | Contract (6.1.b); obligație legală (6.1.c) pentru contabilitatea noastră și TVA |
| Date de utilizare: numărul de documente Peppol trimise pe lună | Facturarea volumului inclus și a documentelor suplimentare | Contract (6.1.b) |
| Date de securitate: adresa IP (în jurnale de securitate de scurtă durată și, sub formă de hash, pentru limitarea ratei), date de sesiune, încercări de autentificare | Securitate, prevenirea fraudei și a abuzurilor | Interes legitim (6.1.f): un serviciu sigur pentru toți clienții și prevenirea abuzurilor |
| E-mailuri către suport | Răspunsul la întrebările tale | Contract (6.1.b) sau interes legitim (6.1.f) pentru a răspunde întrebărilor celor care nu sunt clienți |
| Lista de așteptare: adresă de e-mail, tip de întreprindere, limbă, sursă, data și rangul înscrierii, parametri de campanie (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), identificatori de clic (gclid, gbraid, wbraid), calea paginii de destinație și site-ul de referință | Informarea despre lansare și acordarea ofertei pentru lista de așteptare (inclusiv prin compararea adresei de e-mail la înregistrare cu lista de așteptare, după confirmarea acelei adrese). Măsurarea campaniei publicitare care a dus la înscriere | Consimțământ (6.1.a), pe care îl poți retrage oricând; pentru acordarea ofertei: contract (6.1.b) |
Obligatoriu sau nu? Datele de cont, ale firmei și ale abonamentului sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului; fără ele nu putem furniza Kwintio. Numele și logo-ul sunt opționale. Lista de așteptare este voluntară.
Nu vindem date personale, nu folosim cookie-uri de publicitate sau urmărire și nu luăm decizii automatizate cu efecte juridice (articolul 22 RGPD).
03Destinatari și subcontractanți
| Furnizor | Rol | Locație / garanții |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (SUA) | Găzduirea aplicației, a bazei de date și a stocării documentelor, trimiterea e-mailurilor de către aplicație, securitatea rețelei | Baza de date și documentele sunt stocate în UE (jurisdicție UE). Rețeaua globală poate procesa cereri în afara SEE: Cloudflare este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework (decizia de adecvare (UE) 2023/1795); acordul de prelucrare al Cloudflare include în plus clauzele contractuale standard ale UE |
| Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda) | Procesarea plăților, abonamente | Stripe este operator independent pentru prevenirea fraudei și propriile obligații financiare; datele cardului nu ajung niciodată la Kwintio. Transferuri către Stripe, LLC (SUA): EU-US Data Privacy Framework și clauze contractuale standard |
| BRBX BV, cu denumirea comercială Recommand (KBO 1012.081.766, Peer, Belgia) | Punct de acces Peppol certificat: trimiterea, primirea și validarea documentelor Peppol | SEE. Pentru eventualele verificări impuse de regulile Peppol, Recommand este operator independent |
| Zoho Corporation B.V. (Țările de Jos) | E-mail pentru [email protected] (suport) | Centru de date UE (zoho.eu) |
Autoritățile (de ex. administrația fiscală) primesc date doar când legea impune. Destinatarii documentelor tale Peppol primesc documentele pe care le trimiți. Poți cere o copie a garanțiilor pentru transferurile în afara SEE la [email protected].
04Perioade de păstrare
- Datele de cont și ale firmei: cât timp există contul. După închiderea contului (în aplicație de către proprietar sau prin e-mail), le ștergem la 90 de zile după închidere (sau după sfârșitul unei perioade plătite în curs), cu excepția a ceea ce trebuie să păstrăm prin lege sau a ceea ce este indicat altfel mai jos; până atunci contul rămâne disponibil doar în citire pentru export. Conturile fără abonament și fără documente emise, inactive de 24 de luni, pot fi șterse la 30 de zile după un e-mail prealabil.
- Facturile și notele de credit emise sau primite prin Kwintio (inclusiv fișierul UBL original): păstrate în numele tău 7 ani de la 1 ianuarie a anului următor datei emiterii (articolul 60 § 3 din Codul belgian al TVA), dacă nu ceri ștergerea mai devreme, după export. Dacă ai o obligație de păstrare mai lungă (de ex. pentru revizuirea deducerilor de TVA la bunuri imobile), exportă din timp acele documente.
- Facturile noastre către tine și contabilitatea noastră: 7 ani de la 1 ianuarie a anului următor emiterii (obligație legală).
- Jurnale de securitate și date despre încercările de autentificare: maximum 30 de zile.
- Copii de rezervă: restaurare la un moment dat a bazei de date maximum 30 de zile; exporturi lunare criptate maximum 90 de zile.
- E-mailuri către suport: 24 de luni după ultimul mesaj.
- Lista de așteptare: până la acordarea ofertei sau dezabonare, cel târziu 12 luni după lansare; după aceea se păstrează doar legătura cu firma ta (fără adresa de e-mail) cât timp durează oferta.
05Securitate
Conexiuni criptate (HTTPS), criptare în repaus la furnizorul de găzduire, parole doar ca hash cu sare (PBKDF2-SHA256), cookie-uri de sesiune securizate (HttpOnly, Secure, SameSite), protecție CSRF, acces pe firmă și pe rol, limitarea ratei, stocare în UE și copii de rezervă. Accesul Dreilex la datele clienților este limitat la ce este necesar pentru suport sau securitate.
06Drepturile tale
Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție (la prelucrarea bazată pe interes legitim), portabilitate și retragere a consimțământului (fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare). Scrie la [email protected]; răspundem în termen de o lună (articolul 12 RGPD). Poți depune și o plângere la Autoritatea belgiană de protecție a datelor (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
08Modificări
Anunțăm în avans modificările esențiale în aplicație sau prin e-mail. Versiunea actuală este mereu disponibilă la kwintio.be/privacy.
În caz de diferențe între versiunile lingvistice, prevalează versiunea neerlandeză.
09Site-ul kwintio.be: sondaj, vizite, fonturi
Dacă completezi sondajul, păstrăm și răspunsurile tale, adresa de email, prenumele (dacă ni-l dai), dacă ești de acord cu o discuție de 15 minute, limba și data.
Răspunsurile la sondaj le folosim doar pentru cercetarea produsului: ca să înțelegem de ce au nevoie antreprenorii și firmele și să decidem ce construim. Dacă ai acceptat o discuție, îți putem scrie pe email ca s-o programăm. Temeiul legal este tot consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR), pe care îl dai bifând căsuța din sondaj. Îl poți retrage oricând.
Răspunsurile la sondaj le păstrăm la fel de mult ca lista de așteptare.
Pentru lista de așteptare nu îți cerem numele. Nu folosim cookie-uri, instrumente de analiză externe sau trackere publicitare. Numărăm vizitele pe pagini anonim, fără cookie-uri pentru vizitatori și fără să păstrăm adrese IP, ca să vedem câți oameni ne vizitează. Browserul tău reține doar limba aleasă, local (localStorage, cheia kwintio-lang). Informația nu părăsește dispozitivul tău și o poți șterge oricând.
Pentru a livra site-ul și a-l proteja de abuzuri, Cloudflare prelucrează și date tehnice, precum adresa IP (interesul nostru legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Noi nu păstrăm aceste date.
Stilurile și fonturile sunt servite de kwintio.be. Nu încărcăm Google Fonts și nici o bibliotecă de stiluri dintr-o rețea a unui terț.