Conditions d'utilisation

Kwintio est un service en ligne de facturation et Peppol d'Andrei Boacă, personne physique exploitant une entreprise individuelle sous la dénomination Dreilex (« Dreilex », « nous »).

• Numéro d'entreprise (BCE) : 0800.801.118 · numéro de TVA : BE0800.801.118
• Adresse de l'unité d'établissement : Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gand (Gent), Belgique
• E-mail : [email protected] · téléphone : 0472 72 25 46 · site : kwintio.be

Dreilex applique le régime particulier de franchise de taxe pour les petites entreprises (article 56bis du Code de la TVA) : aucune TVA n'est portée en compte sur nos prix.

• Kwintio est exclusivement destiné aux entreprises au sens de l'article I.1, 1° du Code de droit économique, disposant d'un numéro d'entreprise belge : sociétés, associations, indépendants et professions libérales qui utilisent Kwintio pour leur activité professionnelle (« vous »).
• Kwintio n'est pas destiné aux consommateurs (personnes agissant à des fins privées). Lors de la création d'une entreprise, nous demandons un numéro d'entreprise valide. En créant un compte, vous confirmez agir à des fins professionnelles et pouvoir engager l'entreprise que vous enregistrez.
• Ces conditions constituent un contrat entre entreprises (B2B). Les règles relatives aux contrats avec les consommateurs (notamment le droit de rétractation) ne s'appliquent pas.

• Langues : le contrat peut être conclu en néerlandais, français, anglais et roumain. En cas de divergence, la version néerlandaise prévaut.
• Étapes : (1) vous créez un compte et confirmez votre adresse e-mail ; (2) vous acceptez ces conditions et l'Accord de traitement des données au moyen de la case à cocher ; (3) vous créez votre entreprise avec son numéro d'entreprise – la période d'essai commence ; (4) plus tard, vous choisissez un abonnement et payez via la page de paiement de Stripe.
• Erreurs d'encodage : avant chaque confirmation, vous pouvez vérifier et corriger vos données ; vous pouvez toujours modifier les données de votre entreprise dans Paramètres.
• Archivage : nous conservons la version des conditions que vous avez acceptée et la date d'acceptation. La version actuelle est toujours disponible sur kwintio.be/terms et peut être enregistrée ou imprimée ; les versions antérieures sont fournies sur demande.
• Vous recevez une confirmation de votre inscription par e-mail et une facture pour chaque paiement.

• Gardez vos identifiants secrets ; vous êtes responsable de ce qui se passe avec votre compte. Signalez immédiatement tout abus à [email protected].
• Utilisateurs illimités : le propriétaire d'une entreprise dans Kwintio peut inviter des collaborateurs et décide de leur rôle. Votre comptable a un accès gratuit (rôle « comptable », lecture seule). Vous êtes responsable des personnes que vous invitez et du retrait de leur accès.
• Nous pouvons suspendre temporairement l'accès à un compte ou à une fonctionnalité si cela est nécessaire en raison d'une fraude, d'un abus, d'un risque de sécurité grave ou d'un manquement grave à ces conditions. La suspension est limitée à ce qui est nécessaire. Nous vous prévenons à l'avance ou – si la sécurité ne le permet pas – immédiatement après, avec le motif.

• Avec Kwintio, vous créez, envoyez, recevez, archivez et exportez des factures et notes de crédit (et des offres), y compris via le réseau Peppol.
• L'envoi et la réception Peppol passent par un fournisseur de point d'accès Peppol certifié qui travaille pour nous (voir la Politique de confidentialité). Nous envoyons les documents au format Peppol BIS Billing (UBL) et affichons le statut de livraison que nous recevons. Nous ne sommes pas responsables du point d'accès du destinataire, d'un destinataire non enregistré sur Peppol ni des pannes du réseau Peppol indépendantes de notre volonté.
• Kwintio est un outil. Vous restez responsable du contenu de vos documents (montants, taux et mentions de TVA, langue de la facture, données des clients), de votre choix de facturer ou non via Peppol et de vos obligations comptables et fiscales, y compris la conservation de vos factures. Kwintio ne fournit aucun conseil comptable, fiscal ou juridique.
• Nous pouvons adapter et améliorer Kwintio pour un motif valable (évolution technique, sécurité, nouvelle législation, règles Peppol, amélioration du service), à condition que le service essentiel – créer, envoyer et recevoir des factures et notes de crédit via Peppol, les consulter et les exporter – reste disponible. Une modification qui réduit sensiblement le service pour vous est annoncée au moins 30 jours à l'avance ; vous pouvez alors résilier avec remboursement comme prévu à l'article 9.
• Nous faisons des efforts raisonnables pour que Kwintio reste disponible, sans garantir un service ininterrompu. La maintenance planifiée est annoncée à l'avance lorsque c'est possible.

Chaque entreprise (identifiée par son numéro d'entreprise) bénéficie une seule fois d'une période d'essai gratuite de 14 jours. Aucune donnée de paiement n'est requise et l'essai n'est jamais converti automatiquement en abonnement payant. Après l'essai, Kwintio reste accessible en lecture seule : vous pouvez tout consulter et exporter, mais pas créer ni envoyer de nouveaux documents tant que vous n'avez pas choisi d'abonnement.

• Abonnement par entreprise : 7,90 € par mois ou 79 € par an. Chaque entreprise supplémentaire du même propriétaire : 3,95 € par mois ou 39,50 € par an. Inclus : factures illimitées, utilisateurs illimités et accès gratuit pour votre comptable.
• Peppol : par entreprise, 50 documents Peppol envoyés par mois civil sont inclus ; chaque document envoyé supplémentaire coûte 0,15 €. Les documents Peppol reçus ne sont pas comptés. Les documents supplémentaires sont facturés mensuellement, y compris pour le plan annuel.
• Tous les prix sont des prix finaux : tant que Dreilex applique le régime de franchise, aucune TVA n'y est ajoutée.
• Offre liste d'attente (uniquement pour les personnes inscrites sur la liste d'attente avant le lancement, avec une adresse e-mail confirmée) : les 30 premiers inscrits reçoivent 3 mois gratuits, puis 50 % de réduction pendant 12 mois payants ; les autres inscrits reçoivent 50 % de réduction pendant 12 mois. La réduction s'applique uniquement au prix de l'abonnement (pas aux documents Peppol supplémentaires, toujours facturés au tarif normal), une seule fois par numéro d'entreprise, et n'est pas cumulable avec une autre promotion. Le rang sur la liste d'attente est l'ordre d'inscription.
• Le paiement s'effectue via notre prestataire de paiement Stripe (carte, Bancontact, domiciliation SEPA). L'abonnement est payé d'avance pour chaque période ; les documents Peppol supplémentaires sont facturés après la fin du mois avec le même moyen de paiement. Dreilex émet elle-même une facture pour chaque paiement, via Peppol, ou par un autre moyen électronique si votre entreprise n'est pas joignable via Peppol.
• Paiement échoué : vous recevez un e-mail et disposez de 7 jours pour mettre à jour votre moyen de paiement. Ensuite, le compte passe en lecture seule (consultation et export restent possibles) jusqu'à régularisation. En cas de retard de paiement, les intérêts et l'indemnité forfaitaire prévus par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales sont dus.
• Modification des prix : nous pouvons modifier nos prix pour un motif valable (p. ex. hausse des coûts de nos fournisseurs ou de Peppol, inflation, nouvelles obligations légales, nouvelles fonctionnalités), moyennant un préavis d'au moins 30 jours par e-mail. Le nouveau prix ne s'applique qu'à partir de votre prochain renouvellement – jamais pendant une période déjà payée – et une réduction liste d'attente en cours continue jusqu'à son terme. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez résilier sans frais avant cette date.
• TVA : si Dreilex doit porter la TVA en compte (p. ex. en cas de dépassement du seuil de chiffre d'affaires du régime de franchise), la TVA légale est ajoutée aux prix à partir de la date à laquelle elle est due. Nous vous prévenons dès que possible ; vous pouvez alors résilier et obtenir le remboursement au prorata de la partie payée et non utilisée de votre période.

• L'abonnement court par mois ou par an et se renouvelle automatiquement pour la même durée, sauf résiliation.
• Vous pouvez résilier à tout moment, sans préavis et sans frais, dans Paramètres › Abonnement (ou par e-mail à [email protected]). La résiliation prend effet à la fin de la période payée en cours ; d'ici là, tout continue de fonctionner. Une période entamée n'est pas remboursée, sauf dans les cas de l'article 9.
• Vous pouvez passer du plan mensuel au plan annuel (et inversement) à tout moment selon les modalités de l'application (pendant une réduction liste d'attente, cela peut être limité ; l'application l'indique).

• Nous pouvons mettre fin au contrat moyennant un préavis de 30 jours par e-mail, pour un motif valable. Nous remboursons alors au prorata la partie payée et non utilisée de votre période.
• Nous pouvons mettre fin au contrat immédiatement en cas de manquement grave non corrigé dans un délai raisonnable après mise en demeure (p. ex. fraude, usage illicite, non-paiement après le délai de grâce de l'article 7).
• Arrêt de Kwintio : si Dreilex arrête Kwintio, nous vous prévenons au moins 3 mois à l'avance, vous pouvez exporter toutes vos données et nous remboursons au prorata la partie payée et non utilisée.
• Vous obtenez également un remboursement au prorata si vous résiliez en raison d'une modification des prix ou des conditions (articles 7 et 13), d'une réduction sensible du service (article 5), d'un nouveau sous-traitant auquel vous vous opposez à juste titre (Accord de traitement des données) ou d'une force majeure prolongée (article 12).
• Cession : nous pouvons céder ce contrat à une société constituée ou contrôlée par Andrei Boacă, ou à un repreneur de l'activité Kwintio, à condition que le service se poursuive aux mêmes conditions. Vous y consentez dès à présent. Nous vous prévenons au moins 30 jours à l'avance ; si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez résilier avec remboursement au prorata.

• Vos données restent les vôtres. Changer de fournisseur ou emporter vos données est gratuit.
• Export dans l'application (en libre-service, gratuit, aussi souvent que vous le souhaitez) – Paramètres › Vos données : (a) un fichier ZIP contenant toutes vos factures et notes de crédit émises (PDF et, pour les clients entreprises, UBL-XML selon Peppol BIS Billing 3.0), les fichiers UBL tels qu'envoyés via Peppol, vos offres (PDF), vos documents reçus via Peppol (UBL-XML original), vos documents importés, des aperçus en CSV (documents, clients, produits) et toutes vos données dans un fichier JSON structuré (entreprise, utilisateurs et rôles, clients, produits, documents, paiements, abonnement) ; (b) ce fichier JSON séparément ; (c) par document, le fichier PDF et UBL. L'export peut être limité par année. Non inclus dans l'export : hachages de mots de passe, sessions et jetons de sécurité (liens de vérification et d'invitation) et journaux techniques – des données relatives à la sécurité et au fonctionnement interne de Kwintio.
• Changement de fournisseur : vous pouvez à tout moment demander à passer à un autre fournisseur ou à transférer vos données. Il n'y a pas de préavis. Pendant une période de transition de 30 jours maximum, le service continue de fonctionner, nous vous aidons raisonnablement, vous et toute personne que vous désignez, et nous maintenons la sécurité de vos données. Ensuite, vous pouvez encore récupérer vos données pendant au moins 30 jours – en pratique, votre compte reste accessible en lecture seule tant que les données sont conservées (voir ci-dessous).
• Après la fin (résiliation, fin de la période d'essai, non-paiement ou clôture du compte), votre compte reste accessible en lecture seule : vous pouvez tout consulter et exporter comme ci-dessus, mais plus rien créer ni envoyer. La clôture du compte est effectuée par le propriétaire dans Paramètres › Fermer le compte (ou par e-mail), après résiliation d'un abonnement en cours. Il choisit alors : (i) conserver les factures (par défaut) – 90 jours après la clôture, nous effaçons toutes les données sauf les factures et notes de crédit émises, reçues et importées, que nous conservons en lecture seule pour votre compte jusqu'à la fin du délai légal de conservation (voir l'Accord de traitement des données) puis effaçons ; ou (ii) tout effacer – 90 jours après la clôture, nous effaçons toutes les données. Pendant ces 90 jours, vous pouvez tout exporter et annuler la clôture. Nos propres factures à votre égard sont conservées pendant le délai légal (voir la Politique de confidentialité).
• Pour les données à caractère personnel de vos clients et contacts, nous agissons en tant que sous-traitant pour votre compte ; l'Accord de traitement des données (annexe) fait partie de ce contrat. Pour vos propres données de compte et d'abonnement, nous sommes responsable du traitement ; voir la Politique de confidentialité.

Vous n'utilisez pas Kwintio à des fins illicites, pour des factures fausses ou frauduleuses, du spam via Peppol, des tentatives de contourner la sécurité ou un accès automatisé massif qui nuit au service.

• Nous sommes responsables sans limitation des dommages causés par notre dol, notre fraude ou notre faute lourde (ou ceux des personnes dont nous répondons) et des atteintes à la vie ou à l'intégrité physique d'une personne.
• Dans tous les autres cas, notre responsabilité est limitée aux dommages directs et aux montants que vous nous avez payés au cours des 12 mois précédant le fait dommageable. Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects tels que le manque à gagner, la perte de chiffre d'affaires ou les amendes et intérêts résultant du contenu de vos documents. Si nous perdons des données par notre faute, nous les restaurons gratuitement à partir de la dernière sauvegarde.
• Nous ne sommes pas responsables des erreurs dans les données que vous avez encodées, des décisions de l'administration fiscale, ni des défaillances de tiers indépendantes de notre volonté (réseau Peppol, points d'accès des destinataires, réseaux de paiement, télécommunications).
• Force majeure (article 5.226 du Code civil) : la partie qui, en raison d'un événement imprévisible et inévitable indépendant de sa volonté (p. ex. panne à grande échelle d'internet ou d'un hébergeur, cyberattaque malgré des mesures appropriées, mesure des autorités), est temporairement empêchée d'exécuter en avertit l'autre partie dès que possible ; l'obligation est alors suspendue. Si la force majeure dure plus de 30 jours, chaque partie peut mettre fin au contrat, avec remboursement au prorata.

Nous pouvons modifier ces conditions pour un motif valable (nouvelle législation ou jurisprudence, nouvelle fonctionnalité, sécurité, règles Peppol). Nous vous prévenons au moins 30 jours à l'avance par e-mail et dans l'application, avec le texte modifié. Les modifications substantielles doivent être acceptées dans l'application ; si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez résilier sans frais avant leur entrée en vigueur, avec remboursement au prorata. Les modifications uniquement en votre faveur ou imposées immédiatement par la loi peuvent prendre effet plus tôt.

Le droit belge est applicable. Nous tentons d'abord de régler tout litige à l'amiable via [email protected]. À défaut dans les 30 jours, les tribunaux de Gand (Gent) sont exclusivement compétents (pour les litiges entre entreprises : le tribunal de l'entreprise de Gand, division Gand).

[email protected] · Andrei Boacă – Dreilex, Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gand · BCE 0800.801.118 · TVA BE0800.801.118

Annexe : Accord de traitement des données, version 2026-11-01.

En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version néerlandaise prévaut.