Gebruiksvoorwaarden

Kwintio is een online facturatie- en Peppol-dienst van Andrei Boacă, natuurlijke persoon die een eenmanszaak uitbaat onder de naam Dreilex ("Dreilex", "wij").

• Ondernemingsnummer (KBO): 0800.801.118 · btw-nummer: BE0800.801.118
• Adres van de vestiging: Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gent, België
• E-mail: [email protected] · telefoon: 0472 72 25 46 · website: kwintio.be

Dreilex past de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toe (artikel 56bis van het Btw-Wetboek): op onze prijzen wordt geen btw aangerekend.

• Kwintio is uitsluitend bedoeld voor ondernemingen in de zin van artikel I.1, 1° van het Wetboek van economisch recht, met een Belgisch ondernemingsnummer: vennootschappen, verenigingen, zelfstandigen en vrije beroepen, die Kwintio gebruiken voor hun beroepsactiviteit ("jij").
• Kwintio is niet bestemd voor consumenten (personen die handelen voor privédoeleinden). Bij het aanmaken van een bedrijf vragen we een geldig ondernemingsnummer. Door een account aan te maken bevestig je dat je voor beroepsdoeleinden handelt en dat je de onderneming die je registreert mag verbinden.
• Deze voorwaarden zijn een overeenkomst tussen ondernemingen (B2B). De regels over overeenkomsten met consumenten (o.a. het herroepingsrecht) zijn niet van toepassing.

• Talen: de overeenkomst kan worden gesloten in het Nederlands, Frans, Engels en Roemeens. Bij verschillen heeft de Nederlandse versie voorrang.
• Stappen: (1) je maakt een account aan en bevestigt je e-mailadres; (2) je aanvaardt deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst met het selectievakje; (3) je maakt je bedrijf aan met je ondernemingsnummer – de proefperiode begint; (4) je kiest later een abonnement en betaalt via de betaalpagina van Stripe.
• Invoerfouten: vóór elke bevestiging kan je je gegevens nakijken en verbeteren; je bedrijfsgegevens kan je altijd wijzigen in Instellingen.
• Archivering: we bewaren de versie van de voorwaarden die je aanvaardde en de datum van aanvaarding. De actuele versie staat altijd op kwintio.be/terms en kan je opslaan of afdrukken; vorige versies bezorgen we op vraag.
• Je ontvangt een bevestiging van je registratie per e-mail en voor elke betaling een factuur.

• Je houdt je inloggegevens geheim en bent verantwoordelijk voor wat er met je account gebeurt. Meld misbruik onmiddellijk aan [email protected].
• Onbeperkt gebruikers: de eigenaar van een bedrijf in Kwintio kan medewerkers uitnodigen en bepaalt hun rol. Je boekhouder krijgt gratis toegang (rol "boekhouder", alleen-lezen). Je bent verantwoordelijk voor de personen die je uitnodigt en voor het intrekken van hun toegang.
• We kunnen de toegang tot een account of een functie tijdelijk opschorten als dat nodig is wegens fraude, misbruik, een ernstig veiligheidsrisico of een ernstige inbreuk op deze voorwaarden. De opschorting blijft beperkt tot wat nodig is. We verwittigen je vooraf, of – als dat om veiligheidsredenen niet kan – onmiddellijk daarna, met de reden.

• Met Kwintio maak, verstuur, ontvang, archiveer en exporteer je facturen en creditnota's (en offertes), ook via het Peppol-netwerk.
• Peppol-verzending en -ontvangst verlopen via een gecertificeerde Peppol-toegangspuntaanbieder die voor ons werkt (zie het Privacybeleid). We versturen documenten in het formaat Peppol BIS Billing (UBL) en tonen de leveringsstatus die we ontvangen. We zijn niet verantwoordelijk voor het toegangspunt van de ontvanger, voor een ontvanger die niet op Peppol geregistreerd is, of voor storingen van het Peppol-netwerk buiten onze controle.
• Kwintio is een hulpmiddel. Jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud van je documenten (bedragen, btw-tarieven en -vermeldingen, taal van de factuur, klantgegevens), voor je keuze om al dan niet via Peppol te factureren en voor je boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, waaronder de bewaring van je facturen. Kwintio geeft geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies.
• We mogen Kwintio aanpassen en verbeteren om een geldige reden (technische evolutie, veiligheid, nieuwe wetgeving, Peppol-regels, verbetering van de dienst), op voorwaarde dat de essentiële dienst – facturen en creditnota's maken, versturen en ontvangen via Peppol, raadplegen en exporteren – beschikbaar blijft. Een wijziging die de dienst voor jou wezenlijk vermindert, kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan; je kan dan opzeggen met terugbetaling zoals in artikel 9.
• We doen redelijke inspanningen om Kwintio beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken dienst. Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan.

Elk bedrijf (geïdentificeerd door zijn ondernemingsnummer) krijgt één keer een gratis proefperiode van 14 dagen. Voor de proefperiode zijn geen betaalgegevens nodig en ze wordt nooit automatisch omgezet in een betalend abonnement. Na de proefperiode blijft Kwintio toegankelijk in alleen-lezen: je kan alles bekijken en exporteren, maar geen nieuwe documenten maken of versturen tot je een abonnement kiest.

• Abonnement per bedrijf: € 7,90 per maand of € 79 per jaar. Elk extra bedrijf van dezelfde eigenaar: € 3,95 per maand of € 39,50 per jaar. Inbegrepen: onbeperkt facturen, onbeperkt gebruikers en gratis toegang voor je boekhouder.
• Peppol: per bedrijf zijn 50 verzonden Peppol-documenten per kalendermaand inbegrepen; elk bijkomend verzonden document kost € 0,15. Ontvangen Peppol-documenten tellen niet mee. Bijkomende documenten worden maandelijks aangerekend, ook bij het jaarplan.
• Alle prijzen zijn eindprijzen: zolang Dreilex de vrijstellingsregeling toepast, wordt er geen btw aan toegevoegd.
• Aanbod voor de wachtlijst (enkel voor wie zich vóór de lancering op de wachtlijst inschreef, met een bevestigd e-mailadres): de eerste 30 inschrijvingen krijgen 3 maanden gratis en daarna 50 % korting gedurende 12 betaalde maanden; de andere inschrijvingen op de wachtlijst krijgen 50 % korting gedurende 12 maanden. De korting geldt enkel voor de abonnementsprijs (niet voor bijkomende Peppol-documenten, die altijd aan het normale tarief worden aangerekend), één keer per ondernemingsnummer en is niet cumuleerbaar met een andere promotie. De rangorde op de wachtlijst is die van de inschrijving.
• Betaling verloopt via onze betaaldienst Stripe (kaart, Bancontact, SEPA-domiciliëring). Het abonnement wordt vooraf betaald voor elke periode; bijkomende Peppol-documenten worden na afloop van de maand aangerekend met dezelfde betaalmethode. Dreilex reikt voor elke betaling zelf een factuur uit, via Peppol, of op een andere elektronische manier als je onderneming niet via Peppol bereikbaar is.
• Mislukte betaling: je krijgt een e-mail en hebt 7 dagen om je betaalmethode bij te werken. Daarna gaat het account in alleen-lezen (raadplegen en exporteren blijven mogelijk) tot de betaling in orde is. Bij laattijdige betaling zijn de interesten en de forfaitaire vergoeding van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd.
• Prijswijziging: we kunnen onze prijzen wijzigen om een geldige reden (bv. gestegen kosten van onze leveranciers of van Peppol, inflatie, nieuwe wettelijke verplichtingen, nieuwe functies), met minstens 30 dagen voorafgaande kennisgeving per e-mail. De nieuwe prijs geldt pas vanaf je volgende verlenging – nooit tijdens een reeds betaalde periode – en een lopende korting van de wachtlijst blijft gelden tot het einde ervan. Ga je niet akkoord, dan kan je kosteloos opzeggen vóór die datum.
• Btw: moet Dreilex btw aanrekenen (bv. omdat de omzetdrempel van de vrijstellingsregeling wordt overschreden), dan wordt de wettelijke btw toegevoegd aan de prijzen vanaf de datum waarop de btw verschuldigd is. We verwittigen je zo snel mogelijk; je kan dan opzeggen en krijgt het reeds betaalde, niet-gebruikte deel van je periode pro rata terugbetaald.

• Het abonnement loopt per maand of per jaar en wordt automatisch verlengd voor dezelfde duur, tenzij je opzegt.
• Je kan op elk moment opzeggen, zonder opzegtermijn en zonder kosten, in Instellingen › Abonnement (of per e-mail aan [email protected]). De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde periode; tot dan blijft alles werken. Een begonnen periode wordt niet terugbetaald, behalve in de gevallen van artikel 9.
• Je kan op elk moment wisselen tussen maand- en jaarplan zoals voorzien in de app (tijdens een korting van de wachtlijst kan dit beperkt zijn; de app toont het).

• We kunnen de overeenkomst beëindigen met 30 dagen opzegging per e-mail, om een geldige reden. We betalen dan het reeds betaalde, niet-gebruikte deel van je periode pro rata terug.
• We kunnen de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij een ernstige inbreuk die niet binnen een redelijke termijn na ingebrekestelling is hersteld (bv. fraude, onwettig gebruik, niet-betaling na de respijtperiode van artikel 7).
• Stopzetting van Kwintio: stopt Dreilex met Kwintio, dan verwittigen we je minstens 3 maanden vooraf, kan je al je gegevens exporteren en betalen we het reeds betaalde, niet-gebruikte deel pro rata terug.
• Terugbetaling pro rata krijg je ook als je opzegt wegens een prijs- of voorwaardenwijziging (artikelen 7 en 13), een wezenlijke vermindering van de dienst (artikel 5), een nieuwe subverwerker waartegen je gegrond bezwaar maakt (Verwerkersovereenkomst) of een langdurige overmacht (artikel 12).
• Overdracht: we kunnen deze overeenkomst overdragen aan een vennootschap die door Andrei Boacă wordt opgericht of gecontroleerd, of aan een overnemer van de activiteit Kwintio, op voorwaarde dat de dienst aan dezelfde voorwaarden doorloopt. Je stemt daar nu al mee in. We verwittigen je minstens 30 dagen vooraf; ga je niet akkoord, dan kan je opzeggen met terugbetaling pro rata.

• Je gegevens blijven van jou. Overstappen of je gegevens meenemen is gratis.
• Export in de app (zelfbediening, gratis, zo vaak je wil) – Instellingen › Je gegevens: (a) één ZIP-bestand met al je uitgereikte facturen en creditnota's (PDF en, voor klanten-ondernemingen, UBL-XML volgens Peppol BIS Billing 3.0), de UBL-bestanden zoals ze via Peppol verstuurd werden, je offertes (PDF), je via Peppol ontvangen documenten (originele UBL-XML), je geïmporteerde documenten, overzichten in CSV (documenten, klanten, producten) en al je gegevens in één gestructureerd JSON-bestand (onderneming, gebruikers en rollen, klanten, producten, documenten, betalingen, abonnement); (b) dat JSON-bestand ook afzonderlijk; (c) per document het PDF- en UBL-bestand. De export kan per jaar worden beperkt. Niet in de export: wachtwoord-hashes, sessies en beveiligingstokens (verificatie- en uitnodigingslinks) en technische logs – gegevens over de beveiliging en de interne werking van Kwintio.
• Overstap: je kan op elk moment vragen om over te stappen naar een andere aanbieder of je gegevens over te zetten. Er geldt geen opzegtermijn. Tijdens een overgangsperiode van maximaal 30 dagen blijft de dienst werken, helpen we je en wie je aanwijst redelijkerwijs bij de overstap en bewaren we de veiligheid van je gegevens. Daarna kan je je gegevens nog minstens 30 dagen ophalen – in de praktijk blijft je account in alleen-lezen toegankelijk zolang de gegevens bewaard worden (zie hieronder).
• Na het einde (opzegging, einde van de proefperiode, niet-betaling of afsluiting van het account) blijft je account toegankelijk in alleen-lezen: je kan alles bekijken en exporteren zoals hierboven, maar niets nieuws aanmaken of versturen. Afsluiten van het account doet de eigenaar in Instellingen › Account sluiten (of per e-mail), na opzegging van een lopend abonnement. Hij kiest dan: (i) facturen bewaren (standaard) – 90 dagen na de afsluiting wissen we alle gegevens behalve de uitgereikte, ontvangen en geïmporteerde facturen en creditnota's, die we in alleen-lezen voor jouw rekening bewaren tot het einde van de wettelijke bewaartermijn (zie de Verwerkersovereenkomst) en daarna wissen; of (ii) alles wissen – 90 dagen na de afsluiting wissen we alle gegevens. Tijdens die 90 dagen kan je alles exporteren en de afsluiting ongedaan maken. Onze eigen facturen aan jou bewaren we gedurende de wettelijke termijn (zie het Privacybeleid).
• Voor de persoonsgegevens van je klanten en contactpersonen treden wij op als verwerker voor jouw rekening; de Verwerkersovereenkomst (bijlage) maakt deel uit van deze overeenkomst. Voor je eigen account- en abonnementsgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke; zie het Privacybeleid.

Je gebruikt Kwintio niet voor onwettige doeleinden, valse of frauduleuze facturen, spam via Peppol, pogingen om de beveiliging te omzeilen of geautomatiseerde massale toegang die de dienst schaadt.

• We zijn zonder beperking aansprakelijk voor schade door ons opzet, ons bedrog of onze zware fout (of die van personen voor wie we instaan) en voor schade aan het leven of de fysieke integriteit van een persoon.
• In alle andere gevallen is onze aansprakelijkheid beperkt tot de rechtstreekse schade en tot de bedragen die je ons betaalde in de 12 maanden vóór het schadegeval. We zijn niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst, omzetverlies of boetes en interesten die voortvloeien uit de inhoud van je documenten. Verliezen we door onze fout gegevens, dan herstellen we ze kosteloos uit de laatste back-up.
• We zijn niet aansprakelijk voor fouten in gegevens die jij invoerde, voor beslissingen van de belastingadministratie, of voor storingen bij derden buiten onze controle (Peppol-netwerk, toegangspunten van ontvangers, betaalnetwerken, telecom).
• Overmacht (artikel 5.226 van het Burgerlijk Wetboek): wie door een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis buiten zijn wil (bv. een grootschalige storing van het internet of van een hostingaanbieder, cyberaanval ondanks passende maatregelen, overheidsmaatregel) tijdelijk niet kan nakomen, verwittigt de andere partij zo snel mogelijk; de verplichting wordt dan opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen, met terugbetaling pro rata.

We kunnen deze voorwaarden wijzigen om een geldige reden (nieuwe wetgeving of rechtspraak, nieuwe functie, veiligheid, Peppol-regels). We verwittigen je minstens 30 dagen vooraf per e-mail en in de app, met de gewijzigde tekst. Wezenlijke wijzigingen moet je in de app aanvaarden; ga je niet akkoord, dan kan je vóór de inwerkingtreding kosteloos opzeggen met terugbetaling pro rata. Wijzigingen die enkel in je voordeel zijn of die de wet onmiddellijk oplegt, kunnen sneller ingaan.

Het Belgisch recht is van toepassing. We proberen een geschil eerst in der minne op te lossen via [email protected]. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van Gent bevoegd (voor geschillen tussen ondernemingen: de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent).

[email protected] · Andrei Boacă – Dreilex, Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gent · KBO 0800.801.118 · btw BE0800.801.118

Bijlage: Verwerkersovereenkomst, versie 2026-11-01.

Bij verschillen tussen de taalversies heeft de Nederlandse versie voorrang.