01Verwerkingsverantwoordelijke
Andrei Boacă, eenmanszaak handelend onder de naam Dreilex, KBO 0800.801.118, Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gent, België ("Dreilex", "wij"), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in dit beleid. Contact voor privacyvragen: [email protected]. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (niet verplicht voor onze verwerkingen).
Voor de gegevens van jouw klanten en contactpersonen die je in Kwintio invoert (bv. op een factuur) ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Dreilex je verwerker; dat regelt de Verwerkersovereenkomst (bijlage bij de Gebruiksvoorwaarden).
02Welke gegevens, waarom en op welke rechtsgrond
| Gegevens | Doel | Rechtsgrond (AVG art. 6) |
|---|---|---|
| Account: e-mailadres, naam (optioneel), taal, wachtwoord (enkel als hash), bevestiging van het e-mailadres, aanvaarde versie van de voorwaarden en datum | Account aanmaken en beveiligen, de dienst leveren, bewijs van aanvaarding | Overeenkomst (6.1.b) |
| Bedrijfsgegevens: naam, ondernemings-/btw-nummer, adres, IBAN, logo, Peppol-identificatie, gebruikers en rollen | De dienst leveren, Peppol-registratie | Overeenkomst (6.1.b) |
| Abonnement en betalingen: plan, status, Stripe-klant- en abonnementsnummers, betaalstatus, onze facturen aan jou | Facturatie, boekhouding, btw | Overeenkomst (6.1.b); wettelijke verplichting (6.1.c) voor onze boekhouding en btw |
| Gebruiksgegevens: aantal verzonden Peppol-documenten per maand | Aanrekening van het inbegrepen volume en bijkomende documenten | Overeenkomst (6.1.b) |
| Beveiligingsgegevens: IP-adres (in kortlopende beveiligingslogs en, gehasht, voor rate limiting), sessiegegevens, inlogpogingen | Beveiliging, fraude- en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang (6.1.f): een veilige dienst voor alle klanten en het voorkomen van misbruik |
| Support-e-mails | Je vragen beantwoorden | Overeenkomst (6.1.b), of gerechtvaardigd belang (6.1.f) om vragen van niet-klanten te beantwoorden |
| Wachtlijst: e-mailadres, type onderneming, taal, bron, datum en rang van inschrijving, campagneparameters (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), klik-id's (gclid, gbraid, wbraid), het landingspad en de verwijzende site | Je informeren over de lancering en het wachtlijstaanbod toekennen (ook door je e-mailadres bij registratie te vergelijken met de wachtlijst, na bevestiging van dat e-mailadres). Meten welke advertentiecampagne tot de inschrijving leidde | Toestemming (6.1.a), op elk moment intrekbaar; voor het toekennen van het aanbod: overeenkomst (6.1.b) |
Verplicht of niet? De gegevens van een account, een bedrijf en een abonnement zijn nodig om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren; zonder die gegevens kunnen we Kwintio niet leveren. Je naam en logo zijn optioneel. De wachtlijst is vrijwillig.
We verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen (artikel 22 AVG).
03Ontvangers en subverwerkers
| Aanbieder | Rol | Locatie / waarborgen |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (VS) | Hosting van de applicatie, databank en documentopslag, e-mailverzending door de applicatie, netwerkbeveiliging | Databank en documenten opgeslagen in de EU (EU-jurisdictie). Het wereldwijde netwerk kan verzoeken buiten de EER verwerken: Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit (EU) 2023/1795); de verwerkersovereenkomst van Cloudflare bevat bovendien EU-standaardcontractbepalingen |
| Stripe Payments Europe, Limited (Ierland) | Betalingsverwerking, abonnementen | Stripe is voor fraudepreventie en eigen financiële verplichtingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; kaartgegevens komen nooit bij Kwintio. Doorgifte aan Stripe, LLC (VS): EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| BRBX BV, handelend als Recommand (KBO 1012.081.766, Peer, België) | Gecertificeerd Peppol-toegangspunt: verzending, ontvangst en validatie van Peppol-documenten | EER. Voor eventuele verificaties die de Peppol-regels opleggen, is Recommand zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke |
| Zoho Corporation B.V. (Nederland) | E-mail voor [email protected] (support) | EU-datacenter (zoho.eu) |
Overheden (bv. de belastingadministratie) krijgen enkel gegevens wanneer de wet dat oplegt. Je ontvangers van Peppol-documenten krijgen de documenten die jij verstuurt. Een kopie van de waarborgen voor doorgifte buiten de EER kan je opvragen via [email protected].
04Bewaartermijnen
- Account- en bedrijfsgegevens: zolang het account bestaat. Na afsluiting van het account (in de app door de eigenaar, of per e-mail) wissen we ze 90 dagen na de afsluiting (of na het einde van een lopende betaalde periode), behalve wat we wettelijk moeten bewaren of wat hieronder anders vermeld is; tot dan blijft het account in alleen-lezen beschikbaar voor export. Accounts zonder abonnement en zonder uitgereikte documenten die 24 maanden inactief zijn, kunnen we 30 dagen na een voorafgaande e-mail verwijderen.
- Facturen en creditnota's die je via Kwintio uitreikte of ontving (inclusief het originele UBL-bestand): voor jouw rekening bewaard gedurende 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking (artikel 60, § 3 Btw-Wetboek), tenzij je na export om vroegere wissing vraagt. Heb je een langere bewaarplicht (bv. voor de herziening van btw-aftrek op onroerende goederen), exporteer die documenten dan tijdig.
- Onze facturen aan jou en onze boekhouding: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na uitreiking (wettelijke verplichting).
- Beveiligingslogs en gegevens over inlogpogingen: maximaal 30 dagen.
- Back-ups: point-in-time herstel van de databank maximaal 30 dagen; versleutelde maandelijkse exports maximaal 90 dagen.
- Support-e-mails: 24 maanden na het laatste bericht.
- Wachtlijst: tot het aanbod is toegekend of tot je je uitschrijft, uiterlijk 12 maanden na de lancering; daarna blijft enkel de koppeling met je bedrijf (zonder e-mailadres) bewaard zolang het aanbod loopt.
05Beveiliging
Versleutelde verbindingen (HTTPS), versleuteling in rust bij onze hostingaanbieder, wachtwoorden enkel als gezouten hash (PBKDF2-SHA256), veilige sessiecookies (HttpOnly, Secure, SameSite), CSRF-bescherming, toegang per bedrijf en per rol, rate limiting, opslag in de EU en back-ups. Toegang van Dreilex tot klantgegevens is beperkt tot wat nodig is voor support of beveiliging.
06Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar (tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang), overdraagbaarheid en het intrekken van je toestemming (zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt). Schrijf naar [email protected]; we antwoorden binnen een maand (artikel 12 AVG). Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
08Wijzigingen
Wezenlijke wijzigingen kondigen we vooraf aan in de app of per e-mail. De actuele versie staat altijd op kwintio.be/privacy.
Bij verschillen tussen de taalversies heeft de Nederlandse versie voorrang.
09De website kwintio.be: enquête, bezoeken, lettertypen
Vul je onze enquête in, dan bewaren we ook je antwoorden, je e-mailadres, je voornaam (als je die opgeeft), of je openstaat voor een gesprek van 15 minuten, je taal en de datum.
Enquêteantwoorden gebruiken we alleen voor productonderzoek: om te begrijpen wat ondernemers en bedrijven nodig hebben en te beslissen wat we bouwen. Ging je akkoord met een gesprek, dan kunnen we je mailen om het in te plannen. Ook hier is de rechtsgrond je toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG), die je geeft door het vakje in de enquête aan te vinken. Je kunt ze altijd intrekken.
Enquêteantwoorden bewaren we even lang als de wachtlijst.
Voor de wachtlijst vragen we je naam niet. We gebruiken geen cookies, externe analysetools of advertentietrackers. We tellen paginabezoeken anoniem, zonder cookies voor bezoekers en zonder IP-adressen te bewaren, om te zien hoeveel mensen de site bezoeken. Je browser onthoudt alleen je taalkeuze, lokaal (localStorage, sleutel kwintio-lang). Die informatie verlaat je toestel niet en je kunt ze altijd wissen.
Om de site te leveren en te beschermen tegen misbruik verwerkt Cloudflare ook technische gegevens zoals je IP-adres (ons gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1, f) AVG). Wij bewaren die gegevens niet.
Stijlen en lettertypes komen van kwintio.be zelf. We laden geen Google Fonts en geen stijlbibliotheek van een netwerk van derden.