01Responsable du traitement
Andrei Boacă, entreprise individuelle exerçant sous la dénomination Dreilex, BCE 0800.801.118, Dok-Noord 32 bus 504, 9000 Gand (Gent), Belgique (« Dreilex », « nous »), est responsable des traitements décrits dans cette politique. Contact pour les questions de vie privée : [email protected]. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données (non obligatoire pour nos traitements).
Pour les données de vos clients et contacts que vous encodez dans Kwintio (p. ex. sur une facture), c'est vous qui êtes responsable du traitement et Dreilex est votre sous-traitant ; cela est régi par l'Accord de traitement des données (annexe aux Conditions d'utilisation).
02Quelles données, pourquoi et sur quelle base juridique
| Données | Finalité | Base juridique (RGPD art. 6) |
|---|---|---|
| Compte : adresse e-mail, nom (facultatif), langue, mot de passe (uniquement sous forme de hachage), confirmation de l'adresse e-mail, version acceptée des conditions et date | Créer et sécuriser le compte, fournir le service, preuve de l'acceptation | Contrat (6.1.b) |
| Données de l'entreprise : nom, numéro d'entreprise/TVA, adresse, IBAN, logo, identifiant Peppol, utilisateurs et rôles | Fournir le service, enregistrement Peppol | Contrat (6.1.b) |
| Abonnement et paiements : plan, statut, identifiants client et abonnement Stripe, statut de paiement, nos factures à votre intention | Facturation, comptabilité, TVA | Contrat (6.1.b) ; obligation légale (6.1.c) pour notre comptabilité et la TVA |
| Données d'utilisation : nombre de documents Peppol envoyés par mois | Facturation du volume inclus et des documents supplémentaires | Contrat (6.1.b) |
| Données de sécurité : adresse IP (dans des journaux de sécurité de courte durée et, hachée, pour la limitation de débit), données de session, tentatives de connexion | Sécurité, prévention de la fraude et des abus | Intérêt légitime (6.1.f) : un service sûr pour tous les clients et la prévention des abus |
| E-mails au support | Répondre à vos questions | Contrat (6.1.b), ou intérêt légitime (6.1.f) pour répondre aux questions de non-clients |
| Liste d'attente : adresse e-mail, type d'entreprise, langue, source, date et rang d'inscription, paramètres de campagne (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), identifiants de clic (gclid, gbraid, wbraid), chemin de la page d'arrivée et site référent | Vous informer du lancement et attribuer l'offre liste d'attente (y compris en comparant votre adresse e-mail lors de l'inscription avec la liste d'attente, après confirmation de cette adresse). Mesurer quelle campagne publicitaire a mené à l'inscription | Consentement (6.1.a), retirable à tout moment ; pour l'attribution de l'offre : contrat (6.1.b) |
Obligatoire ou non ? Les données du compte, de l'entreprise et de l'abonnement sont nécessaires pour conclure et exécuter le contrat ; sans elles, nous ne pouvons pas fournir Kwintio. Votre nom et votre logo sont facultatifs. La liste d'attente est volontaire.
Nous ne vendons pas de données personnelles, n'utilisons aucun cookie publicitaire ou de traçage et ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques (article 22 RGPD).
03Destinataires et sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Rôle | Localisation / garanties |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (États-Unis) | Hébergement de l'application, de la base de données et du stockage des documents, envoi d'e-mails par l'application, sécurité réseau | Base de données et documents stockés dans l'UE (juridiction UE). Le réseau mondial peut traiter des requêtes hors EEE : Cloudflare est certifiée dans le cadre du Data Privacy Framework UE-États-Unis (décision d'adéquation (UE) 2023/1795) ; l'accord de traitement de Cloudflare comprend en outre les clauses contractuelles types de l'UE |
| Stripe Payments Europe, Limited (Irlande) | Traitement des paiements, abonnements | Stripe est responsable indépendant pour la prévention de la fraude et ses propres obligations financières ; les données de carte n'arrivent jamais chez Kwintio. Transferts vers Stripe, LLC (États-Unis) : Data Privacy Framework UE-États-Unis et clauses contractuelles types |
| BRBX BV, exerçant sous le nom Recommand (BCE 1012.081.766, Peer, Belgique) | Point d'accès Peppol certifié : envoi, réception et validation des documents Peppol | EEE. Pour les éventuelles vérifications imposées par les règles Peppol, Recommand est responsable indépendant |
| Zoho Corporation B.V. (Pays-Bas) | E-mail de [email protected] (support) | Centre de données UE (zoho.eu) |
Les autorités (p. ex. l'administration fiscale) ne reçoivent des données que lorsque la loi l'impose. Les destinataires de vos documents Peppol reçoivent les documents que vous envoyez. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables aux transferts hors EEE via [email protected].
04Durées de conservation
- Données du compte et de l'entreprise : tant que le compte existe. Après clôture du compte (dans l'application par le propriétaire, ou par e-mail), nous les effaçons 90 jours après la clôture (ou après la fin d'une période payée en cours), sauf ce que nous devons conserver légalement ou ce qui est indiqué autrement ci-dessous ; d'ici là, le compte reste disponible en lecture seule pour l'export. Les comptes sans abonnement et sans document émis, inactifs depuis 24 mois, peuvent être supprimés 30 jours après un e-mail préalable.
- Factures et notes de crédit émises ou reçues via Kwintio (y compris le fichier UBL original) : conservées pour votre compte pendant 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date d'émission (article 60, § 3 du Code de la TVA), sauf si vous demandez leur effacement anticipé après export. Si vous avez une obligation de conservation plus longue (p. ex. pour la révision des déductions de TVA sur des biens immobiliers), exportez ces documents à temps.
- Nos factures à votre intention et notre comptabilité : 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit l'émission (obligation légale).
- Journaux de sécurité et données de tentatives de connexion : 30 jours maximum.
- Sauvegardes : restauration à un instant donné de la base de données 30 jours maximum ; exports mensuels chiffrés 90 jours maximum.
- E-mails au support : 24 mois après le dernier message.
- Liste d'attente : jusqu'à l'attribution de l'offre ou votre désinscription, au plus tard 12 mois après le lancement ; ensuite, seul le lien avec votre entreprise (sans adresse e-mail) est conservé tant que l'offre court.
05Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), chiffrement au repos chez notre hébergeur, mots de passe uniquement sous forme de hachage salé (PBKDF2-SHA256), cookies de session sécurisés (HttpOnly, Secure, SameSite), protection CSRF, accès par entreprise et par rôle, limitation de débit, stockage dans l'UE et sauvegardes. L'accès de Dreilex aux données des clients est limité à ce qui est nécessaire pour le support ou la sécurité.
06Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (au traitement fondé sur l'intérêt légitime), de portabilité et de retrait du consentement (sans affecter la licéité du traitement antérieur). Écrivez à [email protected] ; nous répondons dans un délai d'un mois (article 12 RGPD). Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.
08Modifications
Nous annonçons à l'avance les modifications substantielles dans l'application ou par e-mail. La version actuelle est toujours disponible sur kwintio.be/privacy.
En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version néerlandaise prévaut.
09Le site kwintio.be : enquête, visites, polices
Si vous remplissez notre sondage, nous conservons aussi vos réponses, votre adresse e-mail, votre prénom (si vous le donnez), votre accord éventuel pour un appel de 15 minutes, la langue et la date.
Nous utilisons les réponses au sondage uniquement pour la recherche produit : comprendre les besoins des entrepreneurs et des entreprises et décider quoi construire. Si vous avez accepté un appel, nous pouvons vous écrire pour le planifier. La base légale est là aussi votre consentement (article 6, paragraphe 1, a) du RGPD), que vous donnez en cochant la case du sondage. Vous pouvez le retirer à tout moment.
Les réponses au sondage sont conservées pendant la même durée que la liste d'attente.
Pour la liste d'attente, nous ne demandons pas votre nom. Nous n'utilisons ni cookies, ni outils d'analyse externes, ni traceurs publicitaires. Nous comptons les visites des pages de manière anonyme, sans cookies pour les visiteurs et sans conserver d'adresses IP, pour savoir combien de personnes nous rendent visite. Votre navigateur retient uniquement la langue choisie, en local (localStorage, clé kwintio-lang). Cette information ne quitte pas votre appareil et vous pouvez l'effacer à tout moment.
Pour fournir le site et le protéger contre les abus, Cloudflare traite aussi des données techniques comme votre adresse IP (notre intérêt légitime, article 6, paragraphe 1, f) du RGPD). Nous ne conservons pas ces données.
Les styles et les polices sont servis par kwintio.be. Nous ne chargeons ni Google Fonts ni une bibliothèque de styles depuis un réseau tiers.